Tilføj dokument til sag

I IMS Case kan dokumenter tilføjes til sager enten ved at trække og slippe dokumenter direkte på sagen, via upload direkte på sagen eller gennem vores Office Add-in. Derudover er der også mulighed for at oprette tomme dokumenter samt dokumenter på baggrund af dokumentskabeloner.

Ligeledes kan dokumenter som fx Word, Excel og Powerpoint redigeres fra sagen og således have overblik på versioner og dokumenttilpasninger. 

I denne artikel beskrives følgende emner:

• Tilføj dokument til sag via "Upload nyt dokument"
• Tilføj dokument til sag via drag and drop (træk og slip)
• Opret tomt dokument eller dokument på baggrund af en dokumentskabelon
• Opret dokument og notificer brugere eller en gruppe

Tilføj dokument til sag via "Upload nyt dokument"

Har du sagen åben, tilføjes dokumenter ved at klikke på ”Tilføj dokument” og ”Upload nyt dokument”.

Du vælger dokumentet, som skal uploades og tilføjer metadata:

• Titel
• Dokumenttype
• Evt. beskrivelse
• Evt. Behandler (Den bruger, der er ansvarlig for dokumentet, fx hvis det er en politik, der skal holdes opdateret).
• Evt. ny arkiveringsdato (Såfremt dokumentet skal registreres med en anden dato end oprettelsesdatoen)
• Evt. vælges der en bruger eller grupper, der skal notificeres (se beskrivelse heraf nedenfor)

Herefter trykkes OK og dokumentet vil være placeret på sagen, hvor det nyeste dokument altid vil placeres øverst. 

Alle dokumenter der uploades til sagen kommer ind som status "Kladde", hvilket betyder dokumentet kan redigeres i, samt slettes af dokumentejeren (såfremt dette er opsat under de generelle indstillinger). Dokumentstatus har ikke betydning for hvorvidt dokumentet er endeligt arkiveret, men blot hvorvidt dokumentet kan ændres og/eller tilpasses, fx ændre titel, beskrivelse, dokumenttype eller nye dokumentversioner). 

Anvendes upload-funktionen vil du blive bedt om at tage stilling til dokumenttypen i forbindelse med uploadingen, som vist på ovenstående billede. Hvis du derimod trækker dokumenter over på sagen, skal du efterfølgende huske at vælge/påsætte dokumenttype for at sikre den rigtige kassationskode og derved sikre din organisations opbevaringspolitik. 

Tilføj dokument til sag via drag and drop (træk og slip)

Udover at browse efter dokumenter fra fildrev, er det ligeledes muligt at arkivere dokumenter eller mails direkte på en sag via drag&drop (Træk og Slip) - se med i nedenstående film, for at lære mere.

Det er muligt at trække op til 100 filer/dokumenter ind på en sag på én gang. Vær opmærksom på at filoverførslen for alle dokumenterne er fuldført, som vist på billedet nedenfor. Når alle filerne står som gennemført, kan siden opdateres og dokumenterne vil herefter være placeret på sagen. (Tryk fx F5 eller 🔄)

Har du anvendt drag-and-drop funktionen til at flytte flere dokumenter ind på en sag, og ønsker at ændre dokumenttypen, kan det gøres direkte fra sagsforsiden, som vist i nedenstående film.

Du kan også læse mere om muligheden for at masseændre dokumenttyper via søgningen her.

Opret tomt dokument eller dokument på baggrund af en dokumentskabelon

Det er ligeledes muligt at oprette nye dokumenter direkte i IMS Case - enten helt tomme dokumenter (Word, Excel eller Powerpoint) eller et nyt dokument på baggrund af en dokumentskabelon.

Ønskes det at oprette dokumenter på baggrund af en skabelon, skal disse være oprettet i Administrationen under "Dokumentskabelon". Læs mere i artiklen her. 

Opret dokument og notificer en bruger eller en gruppe

Når der uploades et nyt dokument på en sag, er der mulighed for at orientere en bruger eller en gruppe om arkiveringen. Brugere vil modtage en e-mail med besked om at de er orienteret vedr. arkivering af et bestemt dokument i en sag.

Brugere vil som minimum have læserettigheder til dokumentet,  rettigheder afhænger af opsætningen på den pågældende sag.

En forudsætning for at kunne notificere en bruger, er at bruger har E-mail-feed aktiveret.

Dokumentoverblik

Metadata og information på de dokumenter, der ligger i IMS Case, ser ud som billedet ovenfor. 

I øverste højre side vises metadata på dokumenter, fx dokument-id, -titel, status og dokumenttype.  Derudover vises dokumentets ejer og dato for oprettelse, samt evt. beskrivelse af filen, version og mulig dokumentkassation. Endvidere er der en stjerne, som kan tilvælges, hvis dokumentet skal vises under "Yndlingsdokumenter", hvilket svarer til at dokumentet vælges som favoritdokument. Denne funktion kan anvendes til hurtigadgang hertil via en opsætning på "Min Side".
Læs mere om opsætning og tilpasning af "Min side" her. 

Dokuemntkassationen styres på de enkelte dokumenttyper, som opsættes i Administrationsmodulet.
Læs mere her om, hvordan kassationsregler påsættes dokumenter. 

I IMS Case kan du som bruger redigere alle dokumenter i systemet med status "Kladde" (dokumenter med status 'Endelig' er færdigarkiverede, og kan ikke redigeres, hvorfor de er gråskaleret).

Ønskes det at de enkelte Case-brugere selv skal kunne ændre fra Status Endelig til Kladde, kan dette opsættes i administrationsmenuen under Generelle indstillinger. 

I menupunktet med "Rediger information" kan dokumenttitel, -type og beskrivelse tilpasses:

De øvrige menupunkter giver mulighed for at tilføje en ny version af dokumentet, downloade dokumentet, slette (hvis du selv er ejer og dokumentet har status Kladde), samt redigere og printe dokumentet. 

Ønsker du at redigere dit dokument, hvis filen er enten Word, Excel eller PowerPoint, har du mulighed for at vælge enten  MS Office, Google Docs, Office365 (hvis du har tillknyttet en Microsoft-konto med abonnement til MS Office 365 suiten) og LibreOffice. Microsoft understøtter en autogem, som du kan se øverst i titelbaren, så man skal ikke være nervøs for at ens ændringer ikke gemmes løbende. Opleves der problemer med at autogem, kan det skyldes at jeres Case-URL ikke anses som en sikker website, hvilket kan tilpasses i browserindstillinger (læs vores supportguide her). 

Åbnes dokumentet til redigering i skrivebordsversion, vil dokumentet være låst så længe at det redigeres, så flere ikke kan ændre i dokumentet samme tid.

Ønsker I at benytte samtids-redigering, hvor flere forfattere skriver i samme dokument på samme tid, skal I derved anvende enten Office365 eller Google Docs. 

Når dokumentet er åbnet via ”online i Office 365” er dokumentet låst (tjekket ud), indtil den person, der har åbnet dokumentet, låser dokumentet op igen (tjekker ind). I den periode, hvor dokumentet er tjekket ud (låst) registreres og gemmes alle ændringer i dokumentet løbende. Når dokumentet bliver tjekket ind (låst op), fastfryses alle ændringer og rettelser. Hvis der foretages rettelser i dokumentet (via linket), bliver oplysningerne ikke gemt.

Skal dokumentet deles med andre, skal det gøres ved, at den person, der har åbnet dokumentet, sender et link til de(n) øvrige forfattere - henholdsvis gennem enten Office365 eller tildele adgang i Google Docs.

Når I er færdige med at redigere dokumentet i online redigering eller Google Docs, er det vigtigt at gå tilbage til IMS Case og herefter klikke på Rediger dokument (3) og Afslut redigering af dokument (4).

Herefter vil IMS Case oprette en ny version af dokumentet (5) og du kan se ændringen med det samme i preview vinduet (6).

Udover metadata på dokumentet, fremgår der yderligere et overblik over vedhæftede filer/bilag på det enkelte dokument, samt evt. referencer og kommentarer.

Referencer på dokumentet kan anvendes til at knytte forskellige dokumenter eller sager sammen i IMS Case, som er placeret et andet sted:

Endvidere er det muligt at tilføje egne felter på de forskellige dokumenttyper, så der fx på dokumenter med dokumenttypen "Kontrakt" tilføjes et egnet felt omkring kontraktindgåelse, udløb mm:

Læs meget mere om mulighederne for at opbygge egne felter på både dokument, sager og noter her.