Dokumenttyper sættes op af organisationens administrator under systemindstillinger - opsætning, som det ses på listen nedenfor.
Læs mere om hvordan du tilføjer dokumenter og ændrer dokumenttypen her.
Dokumenttyperne knyttes til sagernes dokumenter for at skabe et hurtigt overblik over de dokumenter, der er knyttet til en sag. Derudover anvendes dokumenttyperne til at styre opbevaringspolitikken, og derved knytte kassationsregler til de enkelte dokumenttyper.
De enkelte dokumenttyper kan godt have forskellige kassationsregler knyttet til sig, afhængig af hvilken sagsskabelon de anvendes under. Fx kan der på en Ledelsessag være knyttet en dokumenttype 'Brev' med kassation på 5 år, hvorimod der på en Medarbejder eller Elevsag ligeledes kan have dokumenttypen 'Brev' tilknyttet, men her er kassationsreglen kun 6 måneder.
Læs mere om opbevaringspolitik og hvordan du som administrator opsætter kassationsregler her.
Overordnet har dokumenttyper derved i sig selv ingen anden funktion end at skabe overblik, men når dokumenttypen sammenkobles med en opbevaringspolitik, for at sikre kassation, så har den en betydning.
Forslag til dokumenttyper og tilknytning af opbevaringspolitik til Elevsag
I nedenstående eksempel har vi lavet eksempler på sagsskabeloner, samt kassationsregler hertil. Kassationsreglerne er hentet fra STIL (Oversigt over opbevaringskrav for uddannelsesrelaterede oplysninger på ungdoms- og voksenuddannelsesområdet) og kan afvige fra din organisation, hvorfor du altid skal tjekke, hvilke opbevaringspolitikker, der er gældende for jer.
| Sagsskabelon - Elevsag | Dokumenttype | Indhold | Kassation |
| 010101-0101 | Ansøgninger |
6 mdr. 18 mdr. (for gymnasiale udd.) |
|
| 010101-0101 | Elev korrespondance | Korrespondance til/fra elever, samt mellem skole og praktiksted | 5 år |
| 010101-0101 | Klagesager | Notatark fra optagelses- /uddannelses-/elevsamtaler (Omhandler elevers ret til at klage over skolens afgørelser) | 1 år efter uddannelsens afslutning |
| 010101-0101 | SU | 30 år | |
| 010101-0101 | Tro- og loveerklæring | 5 år | |
| 010101-0101 | Vejledende test | Vejledende læse- eller matematiktest | 2 år fra oprettelse |
| 010101-0101 | AUB | AUB-oplysninger, herunder deltagelse, tilstedeværelse og fravær, virksomhedspraktik | 10 år |
| 010101-0101 | Beviser |
|
30 år |
| 010101-0101 | Standpunkt | Særligt for gymnasier | 10 år |
Særligt for institutioner under statsligt selveje
| Elevsag | Dokumenttype | Indhold | Kassation |
| Eksamensopgivelser og opgavetekster for de år der ender på 0. XXXXXX-XXX0 |
RA - Elev | Eksamensopgivelser og opgavetekster for de år der ender på 0. Materialer brugt til prøver i dansk og naturfag | Indtil afleveret til Statens Arkiver |
| Hovedopgaver for de år der ender på 0. Projekter for afsluttende prøver XXXXXX-XXX0 |
RA - Elev | Hovedopgaver for de år der ender på 0. Projekter for afsluttende prøver skal gemmes for de elever, der afslutter uddannelsen i år der slutter med 0 (ex. 2000, 2010 osv.) | Indtil afleveret til Statens Arkiver Indtil afleveret til Statens Arkiver |
| Hovedopgave og praktikudtalelser m.v. for de år der ender på 0. XXXXXX-XXX0 |
RA - Elev | Praktikerklæringer skal gemmes for de elever, der afslutter uddannelsen i år der slutter med 0 (ex. 2000, 2010 osv.) | Indtil afleveret til Statens Arkiver |
Kommentarer
Log ind for at kommentere.