Send dokument til godkendelse i IMS Case

I IMS Case er det muligt at sende et eller flere dokumenter til godkendelse hos en bruger. Dette kan gøres både ved dokumenter, der er placeret under fanen "Dokumenter" eller ved dokumenter, der allerede er placeret på sager.

Send til intern godkendelse i IMS Case

Nedenstående eksempel tager udgangspunkt i at sende et dokument til godkendelse, som allerede er placeret på en sag og til en bruger, der allerede er oprettet i IMS Case. 

"Send til godkendelse" giver dig som bruger mulighed for at sende dokument(er) til godkendelse hos en allerede eksisterende bruger i IMS Case (også selvom den person ikke som standard har adgang til sagsskabelonen). 

• Tildel til den person, som skal godkende dokumentet
• Skriv herefter en besked til modtageren, fx "Vil du godkende dette udkast til Personalehåndbog?"
• Vælg evt. forfaldsdato for godkendelsen, samt evt. prioritet
• Til sidst er det muligt at vinge "Send email notifikationer" til, og sende mail til Godkenderen om, at der ligger et dokument i IMS Case, som skal godkendes. 

Til sidst vælges det eller de dokumenter, som skal sendes til godkendelse:

Vær opmærksom på, at det kun er muligt at sende dokumenter med status kladde afsted til godkendelse. 

Afslut ved at trykke "Importere". 

Når opgaven omkring godkendelse er oprette vil dette kunne ses på sagsoverblikket under "Godkendelser"

Det vil ligeledes fremgå under "Opgaver" i øverste blå bjælke, hos den person, der skal godkende dokumentet. Læs evt. mere om "Opgaver" her. 

Send til ekstern godkendelse i IMS Case

I IMS Case er det muligt at sende dokumenter til godkendelse hos parter, der ikke er brugere i IMS Case. Dette kan gøres gennem "Send til ekstern godkendelse". 

For at kunne sende dokumentet afsted til parter, er det vigtigt, personen eller virksomheden er oprettet som kontakt i IMS Case, og har registreret e-mailadresse.

Når du har udarbejdet det dokument, som du ønsker at få godkendt at en ekstern, følger du nedenstående steps:

1.  Tryk "Send dokumenter" og vælg "Send til ekstern godkendelse". 

2. Vælg parten/kontakten, der skal godkende dokumentet (Louise Husted i nedenstående eksempel). Herefter er der mulighed for at skrive en beskrivelse af godkendelsen, som modtageren får med i e-mailen, som de modtager i forbindelse med godkendelsesprocessen. Ligeledes kan der opsættes deadline og prioritet, ligesom beskrevet i den interne godkendelses-flow ovenfor. 

3. Tryk herefter "Næste", og vælg det eller de dokumenter, som du ønsker godkendelse på. Ligesom ved intern godkendelse, er det kun muligt at sende dokumenter, med status kladde afsted til godkendelse. 

4. Afslut ved at trykke "Importer". 

Nu er den eksterne godkendelsesproces igangsat, og den eksterne part, vil modtage en mail om, at de er blevet inviteret til at godkende nogle dokumenter. Mailen, som fremsendes til den eksterne part, ser ud som nedenfor. Her har parten så mulighed for at acceptere invitationen til at godkende eller afvise. 

Accepteres invitationen, vil der åbnes et vindue, hvor den eksterne part skal indtaste et password til sit brugernavn, for at komme ind i IMS Case. Afslut ved at tryk "Accepter og opret bruger". 

Herefter kan brugeren logge ind på jeres IMS Case med sit brugernavn og password, og godkende dokumentet.

Når brugeren logger ind, vil de blive mødt af en forside, hvor deres opgaver og/eller tilknyttede samarbejdsfora fremgår. 

Når du tilgår dokumentet, som afventer din godkendelse, åbnes det direkte i IMS Case med et preview, som gør det muligt for dig at læse dokumentet direkte på skærmen og her godkende, afvise eller downloade, samt skrive en kommentar til dokumentet. 

Når dokumentet er enten afvist eller godkendt, vil dokumentet forsvinde fra din forside, og du kan ikke tilgå dokumentet igen. Det er derfor vigtigt at evt. kommentarere osv. bliver skrevet på dokumentet inden, du udfører handlingen og afslutter godkendelsen.