Opsætningsmuligheder for anonymisering

Det er muligt at opsætte anonymisering i IMS Case på kontakter og sager, samt konfigurebare felter (egne felter). For at aktivere anonymisering skal der defineres en triggerdato for henholdsvis kontakt og sag. 

Det er standard i systemet at en sag lukkes automatisk når en kontakt anonymiseres, og derefter er det sagens anonymiseringsregel, som bestemmer hvornår sagen anonymiseres. Anonymiseringsregler for sager og kontakter hver især, bestemmer hvornår en kontakt og en sag lander på anonymiseringslisten.

Hvis man ønsker at arbejde med regler for kontakters alder, findes der yderligere en opsætning på databasen, som skal aktiveres.

Kontakt Visma IMS for opsætning i databasen; imsbooking@visma.com.

Følgende guide viser hvorledes du kan opsætte følgende regler til anonymisering i IMS Case:

• Felter til anonymisering
• Aktivering af anonymisering på kontakt
• Aktiver anonymisering for sag
• Anonymisering af sager
• Anonymisering og anonymiseringslister
• Brug tilfældige anonymiseringsværdier

Felter til anonymisering

Egne felter

På de egne felter I opstiller i jeres IMS Case, er der mulighed for at definere feltet som "Følsom", hvormed feltet anonymiseres og følgende værdier sættes:

Anonymisering af standardfelter

Følgende standardfelter vil altid blive anonymiseret omkring kontaktens informationer:

• Fornavn og efternavn
• Titel
• CPR nummer
• Adresse 1
• Adresse 2
• E-mail
• Telefon
• Website
• LinkedIn
• IM

Følgende standard felter vil altid blive anonymiseret på sagen:

• Titel
• Beskrivelse
• Sagsejer
• Oprettet af 

Aktivering af anonymisering på kontakt

Aktivering af anonymisering for kontakt foregår i menuen Kontaktkonfiguration/Anonymisering.

Her vælger man det datofelt, som skal bestemme fra hvornår en kontakt skal anonymiseres.

• Fødselsdato
• Dato for udfyldelse (eks. 5 år fra udfyldelse)
• Ændret dato er på vej

Hvis man arbejder med 24-års reglen, vil denne regel altid bestemme at en kontakt anonymiseres ved 24 år, uafhængigt af 5 års-reglen.

Da kontakten altid lander på listen og manuelt skal anonymiseres, vil man kunne bestemme at den ikke skal anonymiseres, hvis eks.  Der er en erstatningssag relateret til barnet.

Aktiver anonymisering for sag

For at aktivering anonymisering på sagen, skal dette opsættes på sagsskabelonen. Det betyder at de forskellige sagsskabeloner derved kan have forskellige regler tilknyttet sig i forhold til anonymisering.

Anonymisering af sager

Alle sager, som er relateret til en kontakt på anonymiseringslistelisten, vil automatisk blive lukket, når kontakten anonymiseres, og regler for den enkelte sagsskabelon træder i kraft. Da sagerne altid lander i anonymiseringslisten, vil man også her kunne bestemme om sagen skal anonymiseres med det samme.

Anonymisering af sager sættes op i Anonymisering for sagsskabelonen. I opsætningen kan man som aktiveringsdato vælge sensitive dato- eller dropdown felter fra ens egne felter, samt standardfelterne Status eller Oprettet. Egne felter er oprettet under menuen Konfigurerbare felter.

Anonymisering og anonymiseringslister

Listen over alt sendt til anonymisering findes i menuen Anonymisering. Her findes også de generelle opsætninger for anonymisering.

Under de generelle indstillinger for Anonymisering aktiveres de regler, der er opsat i systemet. 

Det er muligt at aktivere påmindelser, hvor en eller flere brugere i IMS Case bliver påmindet omkring anonymisering på E-mail. 

Brug tilfældige anonymiseringsværdier

Aktiveres så standardfelter anonymiseres. Se listen over kontaktens standardfelter og deres anonymisering.

Anonymiseringslisten

Listen er delt op i undermenuer, og indeholder alle lister for kontakter og sager, som møder kriterierne. Hvis der samtidig i databasen er aktiveret regel for alder, vil er være en fane fanen Kontakter efter alder, her vil man kunne se kontakter anonymiseret på baggrund af alder.

• Kontakter efter alder
• Kontakter
• Sager delt op på sagsskabeloner

Både sager og kontakter skal manuelt anonymiseres, når bruger har gennemgået listen. Listerne findes i de forskellige menuer.

Lige nu vises kontakter og sager i hver sin liste, da kontakter anonymiseres på baggrund af opsatte regler, og derefter lukkes sager, som så anonymiseres ud fra sagens regler.