En arbejdsplan (workflow) kan benyttes til at samle en række opgaver, der relaterer til hinanden og herigennem kunne tildele det samlede sæt af opgaver til et objekt, fx en kunde/kontaktperson eller en sag. 

En Visma Case bruger med administratorrettigheder kan oprette og vedligeholde arbejdsplaner via administrationsmodulet. 

Workflow i forbindelse med nyansættelse - eksempel

Ønskes det, at der i forbindelse med nyansættelse gennemføres en række opgaver, kan disse oprettes i en arbejdsplan.. Hermed sikres det, at der altid gennemføres samme proces i et ansættelsesforløb og det kan dokumenteres, hvem der har udført hvilken opgave. 

I eksemplet her, er der allerede oprettet en sagsskabelon som kaldes "nyansættelser" og rettighederne er opsat, således at kun Visma Case brugere som er medlem af gruppen "HR DK" kan se ansættelsessager. Yderligere information om sagsskabeloner findes her: Opret sagsskabelon

Det første du skal gøre er at logge ind i Visma Case med en bruger med administrator rettigheder og herefter klikke på administration (1) -> systemopsætning (2) --> Arbejdsplansskabeloner. Her ses en liste over eksisterende arbejdsplansskabeloner og i dette tilfælde, hvor vi ønsker at oprette en ny, trykkes der på "opret ny skabelon" (4).

Først skal der besluttes hvilket objekt arbejdsplanen er målrettet mod. Det kan være at den skal tilknyttes en sag, en kunde eller en kontaktperson. I dette eksempel knyttes arbejdsplanen til sager. 

Herefter navngives arbejdsplanen (skabelonnavn) og det er muligt at tilføje en beskrivelse, således at du senere kan huske formålet med arbejdsplanen. 

Ønskes det at en anden bruger/gruppe skal notificeres når alle opgaver på arbejdsplanen er markeret som gennemførte, kan du angive godkendelsesflow og endelig godkender. I så fald vil den endelige godkender modtage en notifikation og en opgave, hvor han/hun skal bekræfte at alle opgaverne er gennemførte som angivet. 

Når arbejdsplanen er konfigureret som beskrevet ovenfor, tilføjes opgaver/aktiviteter til planen.
Dette gøres ved at klikke på "tilføj aktivitet" (12). Her har du mulighed for at redigere eksisterende aktiviteter ved at klikke på kontekstmenuen til højre for aktiviteten (13) og vælge "Rediger aktivitet". Du kan også justere rækkefølgen af aktiviteter ved at trække aktiviteterne til venstre for aktiviteten (14)

Du opretter nu aktiviteten ved at klikke på "tilføj aktivitet" (12). Herefter kan du udfylde en række informationer omkring opgaven, som beskrevet nedenfor:

Når du har tilføjet alle opgaverne gemmer jeg arbejdsplanen og den vil nu være tilgængelig for sagen af typen "nyansættelser".