Introduktion til Dokumentskabeloner i IMS Case

Overblik over dokumentskabeloner i IMS Case

Dokumentskabeloner er et tilkøbsmodul i IMS Case. For at uploade dokumentskabeloner skal du være logget ind med administratorrettigheder i systemet. Du kan læse mere på administratorsiden her om, hvordan du gør.

En dokumentskabelon i IMS Case er et almindeligt Microsoft Word-dokument (ikke en Word-skabelonfil), som kan indeholde IMS Case flettefelter. Ved anvendelse trækkes data fra IMS Case direkte ind i Word-dokumentet under oprettelsen. Kontakt imsbooking@visma.com for yderligere information om tilkøbsmodulet.

Oprettelse af skabeloner i Word med IMS Case flettefelter 

Når du opretter et flettedokument til IMS Case i Microsoft Word, består det af standardtekst kombineret med flettefelter. Flettefelterne benyttes til at overføre data fra IMS Case til dokumentet ved oprettelse. Følg denne fremgangsmåde i Word:

1. Klik på fanen "Indsæt".
2. Klik på “Genvejselementer” og vælg menupunktet "Felt".
3. Find feltnavnet “MergeField” i listen.
4. Indsæt det specifikke IMS Case flettefelt, som du ønsker at benytte. Du kan se yderligere information om IMS Case flettekoder her.
5. Klik herefter på OK.

Når flettedokumentet er færdigt, skal det gemmes i formatet ".docx". Det er afgørende, at filen gemmes som et almindeligt Microsoft Office-dokument og ikke som en Office-skabelon (.dotx).

Upload og systemopsætning af skabeloner i IMS Case

Når dokumentskabelonen er klar, skal den uploades til IMS Case. For at administrere dokumentskabeloner skal du have administratorrettigheder. Log ind i IMS Case med en administratorkonto, klik på de tre vertikale prikker i højre hjørne, og vælg stien: Administration > Systemopsætning > Dokumentskabeloner > Upload ny skabelon.

Ved klik på “Upload ny skabelon” åbnes en dialogboks i IMS Case. Her uploader du filen ved at klikke på “vælg fil” og udfylde de påkrævede felter for navn, type, kategori og sprog.

Anvendelse af dokumentskabeloner på sager i IMS Case

Hvis der er oprettet dokumentskabeloner, som er tilknyttet den sagsskabelon, der arbejdes med i IMS Case, kan der oprettes nye dokumenter på baggrund af skabelonen direkte i sagen.

Når du skal tildele en modtager på dokumentskabelonerne, er det vigtigt, at de implicerede parter på sagen er tilføjet under fanen "Parter". Hvis modtageren ikke er registreret under denne fane, vil systemet ikke kunne søge personen frem under dokumentoprettelsen.