Send digitalpost fra IMS DigitalPost

IMS DigitalPost fungerer i alle gængse internetbrowsere samt via standard printer funktionen, der afsender enkeltdokumenter og masseforsendelser direkte til CPR- og CVR-modtagere.

For at sende dokumenter fra DigitalPost skal disse være en PDF-fil. Derved er det kun muligt at uploade PDF-filer til browseren. Du kan godt sende direkte fra din MS Word og udskrive dokument via DigitalPost-printerklienten. Her vil printerklienten konvertere dokumentet til en PDF-fil.

Upload dokument

PDF-dokumenter kan uploades direkte til IMS DigitalPost, og kan derefter splittes (deles) til de modtagere, som står i dokumentet.

Her kan man enten:

• Drag and drop en PDF-fil direkte ind i programmet
• Søge dokumentet frem fra pc’en gennem ”Browse” knappen

Valgmuligheder i forbindelse med afsendelse

Emne:

Før dokumentet kan afsendes, skal det tildeles et emne eller en titel.  Emnet kan max være 50 tegn.

Vælg modtager

Det er muligt at søge modtagere frem via splitfunktionen i dokumentet (1) eller taste modtageren selv (2). 

1. Søg direkte i det valgte PDF-dokument efter CPR- og/eller CVR-numre, der vil fremgå som modtagere af dokumentet.
   Ved hjælp af splittefunktionen vil IMS DigitalPost automatisk splitte dokumentet op ud fra et CPR- eller CVR-nummer.
   
   NB! For at sikre, at modtageren får tilsendt den specifikke side af dokumentet, er det vigtigt, at formateringen har defineret modtagers CPR- eller/og CVR-nummer, - øverst på hver side i dokumentet.
   
   
2. Benytte Tast selv-funktionen, og dermed selv vælge modtager(ne).
   Denne funktion bruges i det tilfælde, hvor der ikke fremgår CPR- eller CVR-nummer i dokumentet, og søgefunktionen dermed ikke er tilgængelig.
   
   NB! Vær opmærksom på, at ved Tast selv-funktionen kan IMS DigitalPost ikke splitte dokumentet op. Alle indtastede modtagere vil modtage samtlige sider i det valgte PDF-dokument.

Fjern CPR

Det er muligt at fjerne CPR-nummeret i det færdige dokument inden afsendelse ved at sætte et flueben i ”Fjern CPR-nummer”- funktionen. Det er vigtigt at aktivere ”Fjern CPR-nummer”- funktionen, før man starter søgning i dokumentet.

Det er muligt at vælge "Fjern CPR" som en fast systemindstilling. Dette kan kun gøres af administrator.

Se artiklen "Fjern CPR". 

Gyldig modtager

Når et flettebrev scannes for CPR/CVR numre, undersøges automatisk, hvorvidt modtageren er gyldig, og herefter vises modtagerens fulde navn. Er dette ikke tilfældet, returneres brevet med en information om dette, hvilket kan ses i loggen i venstre side.

Validering på værger til hovedmodtager over 18 år, udløser en advarsel. Forsendelser til værger for modtager over 18 år, skal nu vælges inden afsendelse og en advarsel bliver vist i følgende tilfælde:

• Forsendelser hvor hovedmodtager er over 18
• Forsendelser hvor værgen selv er under 18

Læs mere om værgefunktionaliteten her. 

Send til kopist

Du kan manuelt vælge en eller flere kopister (øvrige modtagere), hvis der skal sendes kopi af et brev til en anden CPR-modtager eller en virksomheds CVR nr.

Benytter du Tast selv-funktionen, så tjekker systemet, om modtageren er under 18 år. Er modtagerne under 18 år, vil du modtage en pop-up, for at sikre, hvorvidt du ønsker at sende forsendelsen afsted uden en værge tilknyttet. 

Tilføjes kopister til hovedmodtageren, vil dette illustreres i en lille parentes, som vist nedenfor:

Tilføj bilag

Der kan vedhæftes bilag til hver forsendelse udover hoved-dokumentet, enten som et fælles bilag til alle eller som individuelle bilag til den enkelte modtager.

Kan besvares

Alle breve kan sendes med mulighed for besvarelse.

Når du sætter funktionen "kan besvares" til, skal du angive hvilken mailadresse, der skal modtage en notifikation, når der kommer svar. Selve svaret vil ikke blive vist i mailen, men derimod i modtagerpostkassen.

Se mere om modtagerpostkassen her. 

Signering

I sommeren 2024 tilbydes integration til Addo, der er en signeringsløsning. Signering sker i samarbejde med Addo Sign og på baggrund af de foruddefinerede skabeloner, der er defineret i administrationsportalen i Addo Sign. 

1. Modtageren vil efter afsendelse, få mulighed for at signere brevet med MitID, når det modtages i DigitalPost. 
2. Signerede breve sendes automatisk retur til virksomheden, og kan ses i Modtager indbakken. Desuden arkiveres svaret automatisk samme sted som afsendelsen er blevet arkiveret (fx på en Personalesag). 

Bemærk: Signering fungerer kun hvis du har tilkøbt integration til Signering samt en tillægsaftale hos Addo Sign. Kontakt vores booking – imsbooking@visma.com - for mere information og aftale om signering.

Udskyd afsendelse i op til 12 dage

Alle afsendelser kan udskydes, så de passer med fx optagelsesterminer. Det er muligt at udskyde forsendelse op til 12 hele dage. Hvis der ikke angives udskyd forsendelse, vil afsendelsen blive sendt afsted med det samme. 

Visning af dokument og bilag

Alle dokumenter i en afsendelse bliver vist i vieweren for hver enkelt modtager. Dette gælder både dokumentet til den enkelte Modtager og evt. bilag. Den valgte PDF-fil vil altid fremgå i nederste læserude. Det er desuden muligt at få vist dokumentet i en browser, så dokumentet kan tjekkes inden afsendelsen. Vælg ”Se dokument” øverst til venstre:

Hvis man vil se, hvilke sider af dokumentet, der bliver sendt til den enkelte modtager, skal man blot trykke på den enkelte modtager. Når modtager er valgt kan man desuden se information om kopister og bilag.

Send til P-nummer

Sendes et brev til en CVR-modtager, vil systemet automatisk slå op i Erhvervsstyrelsens register for p-numre, så man kan vælge mellem virksomhedens p-numre inden afsendelsen. Det gør det langt nemmere for modtagervirksomheden at kunne aflevere og fordele posten internt. Det er en forudsætning, at den virksomhed, man sender til, har et Modtagersystem, som kan aflæse p-nummerværdien

Arkivering af afsendelse

Samtidig med afsendelsen bliver de afsendte dokumenter, og den tilhørende kvittering, automatisk arkiveret i den pågældende sag i det valgte sagshåndteringssystem. Hvis sagen ikke findes i forvejen, opretter systemet den automatisk.

Arkivering kan ske i følgende arkiver:

1. IMS Case
2. LUDUS Web (såfremt denne integration er tilkøbt) 

Når du skal arkivere din forsendelse har du mulighed for at vælge auto-arkivering eller manuel arkivering. Ved auto-arkivering vil forsendelsen sendes afsted og gemmes ned med den standard-sagsskabelon, som jeres organisation har valgt samt standard placering. 

OBS: Hos mange af vores skole.-kunder, vil det være "Elevsag" det er opsat som standardskabelon. 

Ønsker du selv at tage stilling til, hvor sagen skal arkiveres anbefaler vi, at der vælges manuel arkivering, hvor det er muligt at tilpasse både placering, sagsskabelon og dokumenttype.

Se eksempel nedenfor.

Uanset om du vælger auto eller manuel arkivering er det vigtigt, du tager højde for dokumenttype, da denne kan være bundet op på din organisations opbevaringspolitik og derved afgørende for at sikre jeres dokumentkassation.

Læs mere om dokumentkassation og dokumenttyper her. 

Du kan ligeledes læse mere om manuel arkivering her.

Når du har taget stilling til placering, dokumenttype og sagsskabelon kan du sende forsendelsen afsted ved at trykke 'afsend'.