Anvender jeres organisation Office 365, tilbyder IMS Case distribution af Office add-in gennem Office 365 Admin Center (https://admin.microsoft.com/). Distribution følger brugers Office 365 konto og distribuerer add-in til både Windows, MacOS og browser udgaver af Office 365 produkterne (Word, Excel, Outlook og PowerPoint).
Læs vejledning til installation af MS Office Addin i den vedhæftede fil nederst i artiklen.
Gennem addin-integration til MS Office er det muligt at arkivere mails direkte fra Outlook (samt dokumenter fra Word, Excel og PowerPoint - læs mere her).
I øverste højre hjørne fremgår symbolet "Save Email" (enten ved Microsofts symbol eller IMS Case symbolet, begge er vist på billedet ovenfor). Når du trykker på den bliver du bedt om at logge ind, for at skabe kontakt til IMS Case. Herefter får du billedet, som vist ovenfor, hvor du har fire valgmuligheder for at gemme mailen ned:
Gem e-mail til en eksisterende sag
Gem e-mail til en ny sag
Gem e-mail til en kontakt
Tildel e-mail til person/gruppe
Gem e-mail til eksisterende sag
Når der skal gemmes til en eksisterende sag, søges der i søgefeltet efter titlen på sagen. Herefter er det muligt at tillnytte en opgave til sagen, hvis dette anvendes (læs mere om opgaver på sager her).
Hvorefter er der mulighed for at ændre dokumenttitlen, samt tilføje kommentar og beskrivelse til den arkiverede mail. Derudover kan vedhæftningerne tilpasses med den ønskede dokumenttype. Det er ikke muligt at ændre dokumenttypen på selve mailen, der altid vil få typen "Brev".
Afslut arkiveringen ved at trykke "gem".
Gem e-mail til en ny sag
Her åbnes et nyt vindue, som det ses på billedet ovenfor. Her trykkes først "opret sag" - hvor du skal vælge den sagsskabelon, som sagen skal laves på baggrund af.
Herefter skriver du sagens titel, samt hvem der skal være sagsejer.
Du har nu mulighed for at ændre navnet på e-mailen, der journaliseres på sagen. Herefter vælges de bilag, der skal gemmes med som vedhæftninger. Alle bilag er pr. default afkrydset, hvorfor du selv skal fravælge, hvis der er enkelte bilag i mailen, der ikke skal arkiveres.
Desuden skal du vælge dokumenttypen på de vedhæftninger, som journaliserer med på e-mailen.
Afslut med at trykke "Gem".
Gem e-mail til en kunde/kontakt
Anvendes kontakt/kundebegrebet i IMS Case, er der mulighed for at arkivere mail eller dokumenter direkte ned på kunden eller kontakten. (Læs mere om kontakt- og kundebegrebet her)
Herefter er de øvrige steps ligesom beskrevet ovenfor, hvor der påsættes korrekt titel, evt. beskrivelse og kommentar, samt vedhæftninger.
Tildel E-mail til Person/gruppe
Den sidste mulighed for mailarkivering er at tildele mail og dokumenter til en bruger eller gruppe i IMS Case. Det betyder mailen eller dokumenterne ikke bliver knyttet til en sag, men arkiveres på den enkelte bruger- eller gruppes "Dokumenter - (læs mere her)".
Gem og send
Funktionen ”Gem og send” er udelukkende tilgængelig for nye og ikke-sendte e-mails.
Arkivering fra fællespostkasse
Hvis der skal arkiveres fra fælles mail skal denne mailkonto, ligesom brugerne, have en online Office 365 konto.
Andre metoder der kan benyttes er pluginet, videresend mailen til egen mail eller træk og slip-funktion
Kommentarer
Log ind for at kommentere.