Avanceret søgning

I den avancerede søgning kan resultater fremsøges ud fra en række søgekriterier. Det er ligeledes muligt at gemme og dele søgningen med andre efterfølgende, samt anvende søgningen på "Min Side".

I følgende artikel gennemgås følgende:

• Generelt om avanceret søgning
• Anvend søgning til at masseredigere (både sager og dokumenter)  
• Gem søgeresultat
• Søgning efter egne felter (konfigurerbare felter)

Den avancerede søgning findes ved at klikke på de tre vandrette streger i hurtig søg-feltet eller ved at indtaste et søgekriterie i søgefeltet og trykke ”Enter”.

Avanceret søgning er grundlæggende bygget op i tre sektioner, som du skal tage stilling til.

1. Hvad søger du efter?
2. Hvilke søgeparameter vil du søge efter?
3. Hvilke oplysninger vil du have vist i din søgningskolonner? 

Hvad vil du søge efter?

Det første du skal tage stilling til er, hvilken kontekst, som du ønsker at søge i (1). IMS Case har som standard følgende kontekster:

• Sager
• Dokumenter
• Kunder/Organisationer 
• Kontaktpersoner
• Noter
• Opgaver
• "Søgning hvor som helst"

Herefter skal du tage stilling til søgekriterier for din søgning (2). Søgekriterier varierer på baggrund af konteksten, men vælger du fx "Sager" som kontekst kan være sagstitel, oprettelsesdato, status med mere. 

Derefter vælges hvilke oplysninger, der skal inkluderes i søgningen (3). Oplysningerne varierer på baggrund af den valgte kontekst. For hver kontekst er der pre-defineret oplysninger som standard, fx "sagstitel", "sagsid","sagsejer" etc. Du kan vælge mellem alle metadata på sagen.

Du har altid mulighed for at ændre i søgeparametrene og foretage en ny søgning. Derudover er det muligt at gemme din søgning. Her kan du gemme din søgning til dig selv eller gøre den offentlig for andre.

Gemte søgninger kan sættes op til at blive vist på ”Min side”, og skal opsættes af en administrator.
Se mere i artiklen her: Opsætning af dashboards

Anvend søgning til at masseredigere

Visa den avancerede søgning er det muligt at ændre på sagsstatus, samt dokumenttype og - status. 

Ønsker du fx at lukke flere forskellige sager, ændre sagsejer, tilpasse adgangsgrupper eller justere egne felter, angives først dine søgekriterier, som beskrevet overfor, hvorefter du markerer alle i den lille firkant under dit søgeresultat, samt trykker "Rediger valgt". 

Angiv dine ændringer og tryk "Opdater". 

Det er ligeledes muligt at masseopdatere dokumenttyper på samme måde, læs evt. mere i artiklen her. 

Gem søgeresultat

Som beskrevet ovenfor er det muligt i IMS Case at gemme søgninger, som kan anvendes på "Min forside" eller tilgås under "Gemte søgninger"

Først opstilles de ønskede søgeparametrer, som beskrevet ovenfor, hvorefter "Gem søgning" vælges nederst i venstre hjørne. Nedenstående vindue vil dernæst åbne sig, og du skal angive hvorvidt din søgning skal gemmes kun til dig eller deles med andre brugere eller grupper i IMS Case.

Hvis du ikke trykker "Gør gemt søgning synlig for andre brugere", så er det kun dig selv, der kan se søgningen.

Skal andre brugere eller grupper have adgang til din søgning, trykker du på "Gør gemt søgning synlig for andre brugere". Her vælges den bruger eller gruppe, der må anvende din gemte søgning. 

Afslut med at trykke "gem". 

Du kan nu anvende din gemte søgning, direkte fra søgemodulet "Gemte søgninger" eller tilføje søgningen til "Min forside". Ønsker du at tilføje "Gemt søgning" til forsiden, skal det gøres fra administratormodulet. 

Læs mere om hvordan du tilføjer "Gemte søgninger" til "Min forside" her. 

Søgning efter egne felter (konfigurerbare felter)

Har I anvendt konfigurerbare felter på henholdsvis sager, dokumenter eller noter vil de opstillede parametre være tilgængelige i den avancerede søgning.

I nedenstående eksempel tages der afsæt i egne felter tilknyttet på en sagsskabelon "Kontrakter, indkøbs- og samarbejdsaftaler". På denne sagsskabelon er der opstillet en række ekstra data omkring kontraktindgåelse, og disse alle disse felter vil være søgbare i den avancerede søgning.

Nedenfor ses en søgning, hvor der som søgparameter er valgt en tidsperiode for "Kontraktindgåelse" og derved vises alle de kontrakter, der er indgået indenfor den periode, der er angivet.

Resultatet nedenfor viser således 4 sager, hvor der under visning af oplysninger er valgt, at vise "Titel, Skabelon, Dato for kontraktindgåelse, Dato for kontraktudløb og type af kontrakt":

Hvis denne søgning er relevant hurtigt at kunne frem, er det muligt at gemme søgningen, samt tilføje resultaterne på "Min forside". Derved giver en søgning, som vist ovenfor, et godt overblik og kan være medvirkende til at holde styr på sine kontrakter, herunder kontraktindgåelse og kontraktudløb. 

Læs meget mere om muligheden for at gemme og anvende søgninger på "Min forside" her.