Sagsforsiden - Beskrivelse af funktionerne på en sag

Sagsforsiden er det samlede overblik over den enkelte sagsmappe. Den er opbygget efter simple principper, som gør det nemt at arbejde hurtigt og effektivt med sagen.
Nedenfor beskrives grundfunktionaliteten i sagsforsiden.

1. Funktioner

Øverst er der adgang til sagsfunktionalitet. Hvis der er foretaget kundetilpasninger i jeres IMS Case kan den tilgængelige funktionalitet varierer. Dine rettigheder som bruger kan også have indflydelse på de tilgængelige funktioner. Fx er det kun administrator som kan se rettighedsstyring. Nedenfor får du et hurtigt overblik over de enkelte punkter og deres funktion.

Sag
Linker tilbage til ovenstående sagsforside.

Beskeder
På alle sager kan der oprettes og sendes beskeder. Under fanen ”beskeder” vises aktuelle meddelelser på den aktuelle sag.

Noter
Noterne anvendes til korte tekstuelle beskrivelser, der ønskes tilføjet til sagen. Det kan fx være ting du skal huske, telefonnotater eller overdragelse af information fra kollega til kollega. Aftal i jeres organisation hvordan I ønsker at anvende noter i jeres sagsbehandling.

Se mere om noter her

Medlem
Fanen ”Medlemmer” angiver hvem de personer og grupper, som har rettighed til at se og arbejde med den pågældende sag (1). Kun personer som er oprettet i IMS Case kan tilknyttes som medlem til sagen.

Medlemmer er enten listet med en grå baggrund (2) eller en hvid baggrund (3). Den grå baggrund indikerer, at rettigheden til sagen er konfigureret på sagsskabelonen og gælder alle sager af denne type. Medlemmer med hvid baggrund indikerer, at rettighederne er specifikt sat for denne sag (3). For medlemmer der er konfigureret på sagsniveau, kan rettigheder ændres ved at klikke på kontekstmenuen i højre side (4) og vælge "skift". 

Der kan tilføjes nye medlemmer til sagen ved at klikke "Tilføj ny medlem" (5). Herefter vælges hvorvidt personen eller gruppen skal have læse (sagslæser) eller skriverettighed (sagsforfatter).
Ønskes det at begrænse adgang til sagen kan "Begræns adgang" (6) vælges. Når der er begrænset adgang til sagen, vil kun medlemmer som står listen som "medlemmer" have adgang til sagen, dvs. medlemmer som er konfigureret på sagsskabelonsniveau, vil ikke automatisk have adgang til sagen med mindre, der bevist gives adgang hertil. Såfremt begrænset adgang er slået til, kan det fjernes igen ved at klikke på knappen "tildel standard adgang til sag". 

Læs mere om hvordan adgangsregulering styres på de enkelte sagsskabeloner her. 

Parter
Parter er synliggørelse af de parter, der er tilknyttet til sagen (men ikke nødvendigvis adgang til den). Dette anvendes som overblik over de involverede parter i sagen. Dette kunne fx være borgere, skadeslidte, kunder, klager, virksomhed, leverandør m.v. I IMS Case er det muligt at oprette pre-definerede aktører, som kan anvendes i jeres sagsbehandling. Parterne kan enten være primære eller sekundære parter (1).

I listen vises parter, som er tilknyttet sagen (2). Det er muligt at redigere eller fjerne en part ved at klikke på de tre vertikale prikker (3) og vælg "skift" rolle eller "fjern". Rollen definerer udelukkende en relation til sagen og har ikke nogen rettighedsmæssig påvirkning.

I administrationssektionen under Partsroller er det muligt at opsætte hvilke roller, der ønskes at gøre brug af. Læs mere om den administrative opsætning af partsroller her. 

Historik
Der føres historik over alle ændringer i IMS Case. Det er muligt detaljeret at se, hvad der er sket med sagen over tid og hvem som har ændret sagen.

Udover historikken på den enkelte sag, vil der under Administrationen fremgå en systemlog, som i hovedtræk viser aktivitet og ændringer i systemet.
Læs mere om log og historik her. 

Rettighedsstyring (administrator)        
Punktet er kun synligt for administrator og anvendes til at få et samlet overblik over hvilke rettigheder der er givet til sag.

Godkendelser
En given opgave kan udløse, at du eller andre i din organisation skal godkende et færdigt arbejde. Det kan fx være review af et dokument. Alle opgaver som kræver godkendelse vises under dette punkt.

Opgaver
Håndtering af opgaver fx oprettelse af opgaver, adgang til opgaver og markering af opgave er afsluttet. Opgaver kan både anvendes som personlige, men er også et stærkt værktøj, hvis der er flere personer som arbejder på samme sag. 

Det er muligt at tilknytte opgaver til en sag, samt tildele opgaver til brugere eller grupper i IMS Case.
På sagen kan der ses hvilke opgaver der er tilknyttet sagen (1). Her er det ligeledes muligt at se en liste over opgaver, samt markere opgaven som gennemfør ved at hakke opgaven af (3).

Opgaver kan tilføjes ved at klikke på "Tilføj opgave" (4) og der kan ligeledes importeres arbejdsplaner (en samling af opgaver) ved at klikke på "importer arbejdsplan" (5).
Læs mere om arbejdsplaner og workflow her.

Eksisterende opgaver kan redigeres ved at klikke på opgaven og et redigeringsvindue vises. Her kan opgaven redigeres ved at klikke på blyantikonet (6). Her er det muligt at ændre beskrivelsen af opgaven, sætte en opgavepåmindelse eller deadline (frist) samt ændre status på opgaven.
Desuden kan opgaven tildeles til en bruger eller gruppe i IMS Case samt tildele en godkender.
I højre side kan der tilføjes kommentarer til opgaven (7) samt se historik på opgaven (8).

2. Konfigurerbare felter (Egne felter)

”Egne felter” er et tilkøbsmodul til IMS Case, som giver jeres organisation mulighed for at tilpasse og personliggøre jeres sager. De konfigurerbare felter er brugerdefinerede parametre, der kan anvendes på sager og benyttes som søgeparameter. 

3. Referencer

Her vises hvis den aktuelle sag har referencer til andre sager eller dokumenter.

4. Dokumenter

Fra sagsforsiden er der adgang til sagens dokumenter. Her kan der skabes et overblik over dokumenternes titel og beskrivelse, dokumenttype, oprettelsesperson, samt kassationskode.

Arkiverede dokumenter (status Endelig) vil være gråskalleret, hvorimod dokumenter med status ”kladde” kan redigeres.

Se hvordan du redigerer dokumenter her. 

5. Metadata på sagen

Til højre på sagsforsiden vises sagens metadata.

Hvis du trykker på den lille blyant, vil du kunne redigere metainformationen i de lyseblå felter; ændring af titel, primær part (fx person eller organisation), sagsejer, start- og slutdato, samt placering i din journalnøgle og beskrivelse af sagen.

Hvis du markerer stjernen øverst til højre hjørne, vil sagen blive tilføjet under dine foretrukne sager. Derved modtages automatisk notifikationer, når der sker ændringer på sagen. Brug denne funktion hvis du ønsker at følge en sag eller du nemt og hurtigt vil kunne finde den frem.