I Indlæsning indlæses og oprettes alle fakturaer i FakturaFlow. Når en faktura er oprettet her får den tildelt et system løbenummer, der er fakturaens unikke nummer.

I Indlæsning kan man oprette fakturaer med det samme og dermed gå direkte videre til behandlingen, eller man kan videresende fakturaer ud til en valgt bogholder, der efterfølgende kan håndtere forbehandlingen.
Vælger man at oprette en faktura selv, vil alle informationer indgivet i fakturaindlæsningsfelterne blive arvet i de tilsvarende felter i behandlingen. Det er dog kun ment som forslag og kan ændres efter behov i flere trin i flowet.

Indlæsningsbilledet er opbygget således, at alle funktioner er placeret i venstre side af billedet mens alle stamdata befinder sig til højre. I midten vises den pågældende faktura, der er under ind-læsning. I det følgende beskrives funktioner i forbindelse med indlæsning samt hvordan man indlæser og opretter en faktura i IMS FakturaFlow.

Funktioner i Indlæsning

I IMS FakturaFlow er der mulighed for at arbejde med flere forskellige typer af fakturaer. Det er f.eks. muligt at indlæse elektroniske OIOXML/UBL, både med og uden vedhæftede filer, samt
scannede (Tiff/PDF) fakturaer.

Under indlæsningsmapper tilføjer man sin standardmappe(r), hvorfra man kan indlæse fakturaer.
Fælles for alle formater gælder, at der ved indlæsning af en faktura er nedenstående funktioner til rådighed:

indlæs2.png

Send

Vælg send og du får en prompt, der fortæller, at fakturaen er sendt. Fakturaen sendes til den valgte Bogholder og fjernes fra mappen.

Send Alle

Vælg denne funktion for at sende alle faktura i indlæsningsbilledet på én gang.

E-mail

E-mailprogrammet åbnes og en mail oprettes med en kopi af fakturaen.

I mailen tilføjes den ønskede modtager.

Luk

Når man lukker indlæsningsvinduet, vil de indlæste fakturaer forblive i indlæsningen, indtil man har behandlet dem.

Slet

Man sletter en faktura fra indlæsningen, hvis den ikke skal behandles.

Indlæsningsmapper:

Tilføj

Her tilføjer man en mappe (standard) til hentning af faktura. Første gang man arbejder med systemet, skal man vælge en eller flere mapper at ind-læse fra. Stierne hertil vil blive gemt i en liste, som man herefter altid kan vælge fra. Selve indlæsning foretages ved at dobbelstklikke på en af de valgte mapper.

Fjern

Denne funktion fjerner en mappe, så den ikke længere er tilgængelig fra under indlæsningmapper. Mappen vil stadig kunne findes frem, men vil ikke vises i billedet her. Vælg mappen og tryk på Fjern.

Opret

Fra Indlæsningen vælger Bogholder at oprette eller sende bilaget videre til behandling hos en an-den, hvorfra man kan indtaste yderligere oplysninger samt foretage kontering af faktura.

indlæs4.png

Sidst men ikke mindst findes oversigten over fakturaens stamdata, som udfyldes i forbindelse med oprettelse af faturaen.

Fakturainfo

Start med den faktura du ønsker fra de indlæste bilag og indtast den ønskede information i indlæs5.png stamdatafelterne til højre.

Ved OIOXML fakturaer udfyldes stamdata automatisk.

Søg efter leverandør

Find leverandør ved at taste minimum tre karakterer i feltet Leverandør CVR og tryk på Enter.

Vælg regnskab

(hvis der er flere regnskaber opsat i IMS FakturaFlow)
Gå til feltet Regnskab og vælg det regnskab, bilaget skal konteres på

Se andre faktura i indlæsningen

Man kan bladre i indlæste fakturaer ved hjælp af knapperne nederst i billedet til venstre