Rekvisitions modulet – Visma IMS A/S

Indholdsfortegnelse

Intro

IMS FakturaFlow Rekvisitioner er et ordreoprettelsesmodul direkte i IMS FakturaFlow system.

Rekvisition er kun tilgændeligt, såfremt modulet er tilkøbt til IMS FakturaFlow. En rekvisition er en indkøbsordre, man opretter og definerer detaljer på og sender pr. e-mail til sin leverandør. Når leverandøren sender en faktura retur, er der mulighed for at angive det korrekte rekvisitionsnummer, så rekvisition og faktura automatisk kan matches i behandlingen af fakturaen.

I Rekvisitionsmodulet kan man som Rekvirent (rolleopsætning i Administrationsmodulet) oprette re-kvisitioner for eksisterende eller nye leverandører hentet fra økonomisystemet. Rekvisitionsnumme-ret sendes til leverandøren, der bruger det på sin efterfølgende faktura.
I rekvisitionen kan fakturabeløbet konteres allerede i forbindelse med oprettelsen af rekvisitionen, så alt er klar til godkendelse og bogføring ved modtagelsen af fakturaen. Det er derudover også muligt at oprette konteringsskabeloner til brug ved behandling og kontering af en faktura.
Alle rekvisitioner nummereres automatisk ved oprettelsen og nummeret benyttes efterfølgende til match mellem rekvisition og faktura i IMS FakturaFlow.

Opret en rekvisition

Ønsker man at oprette en rekvisition, gøres dette ved at gå til temaet Rekvisition. Vær opmærksom på, at temaet kun er tilgængeligt, såfremt du har rettigheder hertil.
En ny rekvisition oprettes ved at trykke på Opret og Rediger.

Systemet er ny klar til at oprette en ny rekvisition. Ved at vælge Ny, får rekvisitionen et nummer, når rekvisitionen gemmes.
Herefter udfylder de relevante data, såsom fakturatotal, leverandør og budgetansvarlig.
Hvis der ønskes forkontering udfyldes konteringslinjen

Søg en rekvisition

Søgning af rekvisitioner i FakturaFlow foregår fra temaet Rekvisitioner og herunder menuen Søgning. Her er der mulighed for at søge i alle rekvisitioner udfra enten leverandør eller rekvisitionsnummer

Vælg først, hvorvidt der skal søges på nummer eller leverandør og klik derefter på Søg nu.

Godkendelse af en rekvisition

Når en rekvisition er oprettet, kan man vælge at sende den i flow og få den godkendt, inden den an-vendes på en faktura. Det er ikke påkrævet og derfor er det er også muligt at godkende den efter den er blevet matchet med den tilhørende faktura.
Ønsker man alligevel at få den godkendt på forhånd, så gøres det ved at oprette en rekvisition og ud-fylde al den nødvendige information. Når det er gjort, så vælges funktionen Send til godkendelse.

Når den ønskede godkender har åbnet rekvisitionen og godkendt den, vil rekvisitionen skifte status til Godkendt.

Anvendelse af rekvisitioner i behandling (bogholderi)

Alle rekvisitioner kan anvendes for en faktura direkte i behandlingsbilledet. Se herunder, hvordan rekvi-sition og faktura matches og hvordan forkontering udnyttes i fakturabehandlingen.

Anvend en rekvisition for en faktura

Når faktura er oprettet, kan du finde din rekvisition ud fra leverandørnavnet, der allerede står på faktu-araen.
Man kan vælge en rekvisition direkte ved feltet Rekvisition i Behandlingsbilledet. OK-Knappen bliver til-gængelig når der findes en åben rekvisition, der macther rekvisitionsnummer. Ordrenummer/rekv. Nr. læses også fra den elektroniske faktura og udfylder feltet automatisk i IMS FakturaFlow.

For at se listen af Rekvisitioner, der matcher leverandør, åbn listen over rekvisitioner fra Rekvisitionfunktionen til højre. Vælg den korrekte rekvisition i vinduet og tryk Anvend.

Data fra rekvisitionen vil nu udfylde felterne i din fakturabehandling, bl.a. konteringslinjen og felter for godkendere samt Budgetansvarlig og Indkøbsgodkender, som kan være udfyldt på forhånd i rekvistionen.