Fleksibelt flow
Alle virksomheder er forskellige. Derfor er det vigtigt, at flowet til godkendelse er fleksibelt og giver præcis den godkendelsesproces, man har brug for.
Fakturaer fordeles rundt i organisationen til behandling, godkendelse og kontrol i workflowet. Udsendelsen sker i en automatiseret proces med MS Outlook som ”postbud”. Flowet sørger for, at hver faktura gennemgår de obligatoriske trin. Flowfordelingen af faktura kan defineres individuelt og fleksibelt, så det tilpasses virksomhedens behov for godkendelse. Det kan f.eks. se ud som nedenstående.
Definerede flows
- Slutgodkendelse
- Indkøbskontrol
- Ret i bogførte faktura
- Godkend på vegne af budgetansvarlig
- Automatisk godkendelse på vegne af budgetansvarlig
- Ingen Bogholderigodkendelse
- Benyt behandl knap til rekvisitioner
- Automatisk udsendelse til Budgetansvarliggodkender
- Automatisk udsendelse til Indkøbsansvarliggodkender
- Kontrollant kan redigere konteringslinjer
- Validering af betalingsinformationer
Systemet kan sættes op, så alle brugere kan foretage kontering, kontrol, godkendelse m.m., eller disse funktioner kan begrænses for rettighedsgrupper eller udvalgte brugere. Eks. pligt til kontering samt adgang til kontering på bestemte konti eller dimensioner.
Ligeledes kan der opsættes pligt til kontering, før et bilag kan forlade trinnet Budgetansvarliggodkendelse
| Obligatorisk Trin | Valgfri trin |
| Forbehandling – udfyldelse og kontrol af f.eks. stamdata. Foretages altid af et medlem af gruppen Bogholderi – se Kapitel 4 Temaet Behandling. | |
| Budgetansvarliggodkendelse – foretages af en eller flere udpegede Budgetansvarlige, som vælges per faktura. | |
| Klar til bogføring – efter kontrol, men før den endelige bogføring, gives fakturaen sta-tussen Klar til bogføring i bogholderiet. På et givent tidspunkt kan en person fra bog-holderiet overføre alle fakturaer i dette trin som et bundt til bogføring. IMS FakturaFlow Funktionsbeskrivelse Side 49 af 62 |
|
| Klar til Bogholderigodkendelse – når en faktura er godkendt, vender den retur til bogholderiet for godkendelse, før den endeligt bogføres. | |
| Bogføring - dette foregår i økonomisystemet og påbegyndes ved at hente det overførte bundt af fakturaer fra IMS Faktura-Flow. | |
| Indkøbsgodkendelse - er valgfri. Her får en godkender, uden budgetansvaret for den aktuelle faktura, mulighed for at foretage godkendelse af modtagelsen og eventuelt konteringen, inden fakturaen videresendes til den budgetansvarlige for godkendelse. | |
| Kontrol – kan på alle trin vælges som et eks-tra kontroltrin. Kontrol er uafhængigt af de andre trin, og alle brugere kan benytte sig af det, uden at det vil have indflydelse på det videre flow. | |
| Slutgodkendelse – valgfrit i opsætning, men når det er valgt på systemniveau, er det obligatorisk. Her er det muligt for et antal brugere i en Slutgodkendergruppe at foretage en slutkontrol før overførsel til bogføring. |
Hvordan defineres de forskellige flows
Flows defineres under menuen Flow indstillinger, hvor kun de valgfrie trin kan ændres. Se listen med muligheder herunder.
Følgende funktioner er standard
- Indlæsning
- Forbehandling
- Indkøbsgodkendelse - ikke tvungen
- Budgetansvarliggodkendelse - tvungen
- Ret i Bogførte faktura
- Klar til bogføring
- Bogføring
Vær opmærksom på at gemme alle ændringen inden siden forlades.
Kort forklaring på de enkelte funktioner:
Slutgodkendelse
Alle fakturaer godkendt i budgetansvarlig godkendelse bliver sendt til slutgodkender uanset beløb, før bogholder kan sende dem til klar til bogføring
Indkøbskontrol
Kontrol af indkøb
Ret i bogførte faktura
Der kan rettes i allerede bogførte fakturaer, uden at skulle genstarte dem.
Godkend på vegne af budgetansvarlig
Når en fakturaer er til kontrol i beløbsgrænsen, og bogholderiet kan godkende på vegne af budgetansvarlig
Automatisk godkendelse på vegne af budgetansvarlig
Her må kontrollanten godkende en faktura på vegne af den budgetansvarlige, og faktura går dermed videre i flowet til bogholderigodkendelse.
Ingen Bogholderigodkendelse
Springer Bogholderigodkendelse over og flytter valideringer til forbehandling
Benyt behandl knap til rekvisitioner
Kun i tilknytning til Rekvisitionsmodulet
Automatisk udsendelse til Budgetansvarliggodkender
Budgetansvarlig kan via sin e-mailadresse få en elektronisk faktura tilsendt direkte.
Når funktionen er slået til, så bliver de fakturaer hvor leverandøren har tilføjet mailadressen (den store bogstaver) på fakturaen. Sendt direkte til budgetansvarliggodkenderen, bogholderiet ser først fakturaen når den er klar til bogholderigodkendelse
Automatisk udsendelse til Indkøbsansvarliggodkender
Indkøbsansvarlig kan via sin e-mailadresse få en faktura tilsendt til godkendelse direkte, og kan så selv tilføje den budgetansvarlige. Når funktionen er aktiveret, bliver de fakturaer hvor leverandøren har tilføjet mailadressen (med store bogstaver) på fakturaen. Sendt direkte til indkøbsansvarliggodkender. Indkøbsansvarliggodkender udfylder konteringslinjen samt sætter budgetansvarlig godkender på. Når indkøbsansvarliggodkender har godkendt sendes fakturaen videre til budgetansvarliggodkender. Bogholderiet ser først fakturaen når den er klar til bogholderigodkendelse.
Kontrollant kan redigere konteringslinjer
Kontrollanter kan rette i konteringslinjerne, hvis det ikke er rette oplysninger der er tilføjet
Validering af betalingsinformationer
Validere om det der står i betalingsoplysningerne matcher enten fakturaen, stamdata eller kreditor oplysningerne
Kommentarer
Log ind for at kommentere.