Grupper

Grupper: 
FakturaFlow har to slags grupper: Adgangsgrupper og Rettighedsgrupper.

Adgangsgrupper

Benyttes, når man man har brug for at afgrænse adgangen til et bilag i FakturaFlow, så kun medlemmer af en bestemt gruppe kan søge og se bilaget.
Fakturaemner i flow kan altid åbnes af den person, der har modtaget det i en af FakturaFlow-mapperne i Microsoft Outlook, uanset hvilken adgangsgruppe vedkommende er medlem af. Fakturaen kan dog ikke efterfølgende søges frem igen.
I forbindelse med forbehandlingen af en faktura kan man vælge én af de oprettede adgangsgrupper. Vælges der ingen adgangsgruppe, vil bilaget kunne søges og ses af alle med adgang til systemet. En valgt adgangsgruppe kan, med de rigtige rettigheder, altid ændres direkte på bilaget.

Rettighedsgrupper

Rettighedsgrupper er rollefordelingen i FakturaFlow. Disse grupper har default rettigheder i systemet, som bliver tildelt en bruger ved medlemskabet af gruppen. F.eks. har Bogholdergruppen alle rettigheder til indlæsning, oprettelse og redigering af bilag mm. Budgetansvarliggruppen har færre rettigheder i systemet.
For nogle grupper gælder det, at man kan overtage hinandens rettigheder på et bilag. Dette er tilfældet for Bogholdere og Slutkontrollanter.

De enkelte gruppers rettigheder er nærmere beskrevet nedenfor:

Rettighedsgrupper giver brugerne rettigheder i systemet. Rettighederne tildeles ud fra tema, f.eks. Ind-læsning, Økonomisystem og Søgning, og under hvert tema tildeles rettigheder til funktioner som Slet, Genstart, Godkend og Afvis. Det er muligt for en bruger at være medlem af flere rettighedsgrupper og dermed have flere temaer og funktioner til rådighed.
Rettighedsgrupper er systemrettighedsgrupper, som er automatisk generet af systemet og derfor ikke bør slettes. Ønsker man ikke at benytte sig af grupperne, undlades det blot at tilføje brugere dertil. Alle rettighedsgrupper kan være tomme, idet der ikke er obligatoriske rettighedsgrupper i IMS FakturaFlow.
For alle grupper gælder det, at alle brugere, der tilknyttes en gruppe, har ens rettigheder i forhold til den pågældende rettighedsgruppe.

Systemrettighedsgrupper:
• Administrator - giver adgang til temaet Administration
• Bogholdere - giver adgang til alle funktioner i temaerne Indlæsning, Behandling, Søgning og Økono-misystem
• Budgetansvarlige - giver adgang til et begrænset antal funktioner i temaerne Behandling og Søgning
• Indkøbsgodkendere - giver adgang til et begrænset antal funktioner i temaerne Behandling og Søg-ning
• Kontrollanter - giver adgang til et begrænset antal funktioner i temaerne Behandling og Søgning
• Slutkontrollanter - giver adgang til et begrænset antal funktioner i temaerne Behandling og Søgning. Som slutkontrollant efter Bogholderigodkendelse vil man ikke kunne redigere i bilag.