Modtagelse og intern fordeling af digitale breve

IMS DigitalPost kan sættes op til automatisk at hente alle digitale breve til virksomheden fra Virk.dk. Se de nye ændringer efter 21/3-22 her.

I Modtageren af IMS DigitalPost kan brevene håndteres, arkiveres og fordeles internt i virksomheden (læs mere om vidergiv-funktionen her)

Brevene hentes automatisk ind i IMS DigitalPost Modtageren via en sikker, certificeret forbindelse fra Virk.dk.

• Modtageren kan arkivere og fordele den modtagne post, hvis posten indeholder information om hvilken person på skolen, der skal modtage den
• Findes der ingen modtagerinformation, kan posten arkiveres i fx IMS Case eller manuelt fordeles til de relevante sagsbehandlere
• Hvis det er et svarbrev på et tidligere afsendt brev eller et signeret brev, fordeler og arkiverer IMS DigitalPost automatisk brevet i samme sag som afsendelsen er arkiveret i IMS Case.

Oversigt i Modtageren

Der findes forskellige måder at sortere i den modtagne digitale post.

• Alt modtaget
  Her ses alle breve modtaget i IMS DigitalPost Modtageren
• Indbakke
  Viser alle de breve som endnu ikke er blevet behandlet
• Fordelt
  Her vises alle de breve, der er blevet behandlet og dermed fordelt til arkivering eller rette medarbejder til videre behandling.

Visning af post i Modtageren

Når man har valgt et specifikt brev, vil informationerne være synlige i højre kolonne af browseren

I visningen af et valgt dokument har du følgende valgmuligheder for behandling af dokumentet:

Vis dokument
Åbner et nyt vindue og viser hele det valgte dokument

Markér som fordelt
Markerer et dokument som fordelt i tilfælde af, at dokumentet er blevet behandlet på anden vis end gennem Modtageren.
Systemet vil automatisk markere de dokumenter, som er arkiveret eller videresendt, som behandlede

Videregiv

Det er muligt at videresende post til en e-mailadresse. Her vælges menuen 'Videresend til e-mail', og indtaster modtagerens mailadresse eller anvender en af de gemte mailadresser, som vist nedenfor. 

Alle e-mails, der sendes gennem den SMPT service, som Visma IMS stiller til rådighed i forhold til IMS DigitalPost, er TLS krypteret. Vi anbefaler dog altid at post, som indeholder persondata, gemmes i IMS Case fremfor at sende på e-mail. Visma IMS benytter seneste version af TLS kryptering, som er et krav, vi som leverandør har forpligtet os til at leve op til både i forhold til markedet og i forhold til vores revisorerklæring ISAE 3000, som altid kan findes på vores hjemmeside https://ims.dk/gdpr-databeskyttelse.

Arkivér
Arkiverer dokumentet manuelt i et valgt ESDH-system
Det er her muligt at vælge automatisk arkivplacering eller selv manuelt bestemme hvor dokumentet skal arkiveres.

Standard arkivering - her finder systemet selv en placering baseret på den standard, som er valgt for standard arkivering. Tjek med systemadministrator.

Vælg destination – Her arkiverer bruger manuelt og vælger selv en placering i det valgte ESDH-system. En manuel placering kan være hensigtsmæssigt for evt. personaledokumenter, som skal arkiveres i den rette sag for adgangsbegrænsning.

Mere funktionen
I mere funktionen, kan man vælge

• Vis afsender, her kan man se afsender af det valgte brev
• Eksporter giver mulighed for at eksportere et brev (downloade)
• Slet Modtagelse, sletter brevet i Modtager