Regler for håndtering af digitalpost i IMS Modtager

I IMS DigitalPost kan du opstille regler, der hjælper med at håndtere modtaget DigitalPost automatisk. Disse regler kan skræddersyes til din organisations behov og automatiserer arkivering og viderefordeling pr. mail.

Sådan oprettes regler

For at organisere dine beskeder, skal du definere kriterier (betingelser) og handlinger. Disse regler hjælper dig med at sortere og håndtere dine digitale dokumenter automatisk. Hver regel er unik for jeres DigitalPost-miljø og kan kun tilgås via jeres løsning.

Hver regel er bygget op omkring følgende i brugergrænsefladen:

• Beskrivelse af reglen - valgfrit felt, som kan bruges til at dokumentere hvad reglen gør (Eks. Arkivere alt post modtaget fra skattestyrelsen på Sagen “SKAT” i IMS Case på nøgle 5.1)

• Betingelser indeholder en liste af de kriterier, som skal være opfyldt før at reglen aktiveres
• Handlinger der definerer hvad der skal ske med post, som opfylder kriterierne opstillet under “Betingelses” fanen.

Regler defineres ud fra følgende felter i brugergrænsefladen:

Betingelser (Conditions)

En regel indeholder en liste af betingelser som ALLE skal være opfyldte før en regel vil være "vellykket". En condition indeholder følgende:

• Felt - Beskriver hvilket felt der tjekkes
  • Titel (Eks. Motoropkrævning)
  • Afsender (eks. CVR nr. 25862015)
  • Modtager (eks. CVR nr. 12345678)
  • P-nummer 
  • Attention Name / afdelingsnavn (eks. Administrationsafdeling)
  • Attention e-mail ( eks. imsbooking@visma.com)
    
     
• Kriterie - Beskriver hvilken type sammenligning betingelsen laver
  • Indeholder: Definerer at den beskrevne værdi skal være til stede i feltet, der søges på.
  • Indeholder ikke: Definerer at den beskrevne værdi ikke skal være til stede i feltet, der søges på. 
  • Er lig med: Definerer at feltet der søges på skal være identisk med værdien der er opsat som kriterium.
  • Starter med: Definerer at feltet der søges på skal starte med værdien der er opsat som kriterium.
  • Slutter med: Definerer at feltet der søges på skal slutte med værdien der er opsat som kriterium.
    
     
• Værdi - Beskriver teksten/værdien der søges på ud fra betingelsens opsætning. 

Handlinger (Actions)

En handling kan enten arkivere i IMS Case og/eller sende en e-mail. 

Denne handling udføres kun, hvis alle de definerede betingelser for reglen opfyldt; ellers gennemføres handlingen ikke.  

En handling består af følgende:

• Navn - Navnet på handlingen (Eksempelvis: "Arkivér i IMS Case")
• Succes handling - Beskriver hvad der skal ske hvis alle betingelser er opfyldt
• Succes indstillinger - Indeholder konfiguration der hører til handlingen, der skal udføres - fx sags-id på sagen, hvor dokumentet skal arkiveres.

IMS DigitalPost understøtter følgende handlinger:

• Arkiver i IMS Case
  • Navn på ESDH der arkiveres i (Kun IMS Case der er understøttet lige nu)
  • Id på sagen der arkiveres under i IMS Case
  • Beskriver destinations typen (Lige nu kun Case (sag) som er understøttet)

• Send en e-mail
  • Indsæt den eller de mailadresser, som dokumentet skal videresendes til 
  • Titlen på e-mail der sendes til modtager
  • Lav en kort beskrivelsestekst til mailen

Notifikation til bruger kan ske fra IMS Case

Opsætning for notificering af bruger sættes op i IMS Case for den enkelte bruger, hvis man ønsker at blive notificeret pr. mail, når der sker nyt i de sager man er relateret til. Er en bruger medlem af en sag, der bliver arkiveret nyt på, vil brugeren på besked på mail, såfremt det er slået til, hos den enkelte bruger.