Hovedmenu - 'opgaver'

Opgaver er et centralt begreb i IMS Case. En opgave tilknytter sig altid til et andet objekt, fx en sag, en kunde eller en kontaktperson. Det er muligt at samle opgaver til pre-arbejdsplaner, som kan vælges eller tildeles et objekt ved oprettelse, fx ved oprettelse af ny kunde, hvor der automatisk tildeles disse fem opgaver fra arbejdsplanen "onboarding". (Læs mere om arbejdsplaner i sektionen arbejdsplaner)

I menubjælken vil der under menupunktet opgaver (1) kunne tilgås tre sektionstyper;

1. ”Mine opgaver”
2. ”Gruppeopgaver”
3.  ”Afventer godkendelse”

1. Mine opgaver

Mine opgaver viser en liste over de opgaver, der er tildelt til dig. Øverst i listen ses det samlede antal opgaver (2), og det er muligt at filtrere opgaverne på baggrund af status (3). Det er muligt at foretage yderligere sortering på baggrund af søgefelt (4), hvor der kan indtastes filtreringsord, fx kundenavn, opgavenavn mm.
Der kan klikkes på en opgave og i højre del af skærmen vises yderligere information om opgaven, herunder mulighed for at redigere opgaven (5) eller tilføje en kommentar (6).

Tilføj opgave

I mine opgaver kan der tilføjes en ny opgave ved at klikke på "+ tilføj opgave". Her tages der stilling til hvem opgaven vedrører (objektet). Relaterer opgaven sig til fx en kontaktperson vælges "person".  Herefter angives titel (påkrævet) og en beskrivelse af opgaven samt indtastes navn på den, som opgaven vedrører (objektet) (7). Personen, skal være oprettet som kontaktperson i IMS Case inden en opgave kan tildeles til personen.

På opgaven kan der angives en opgavepåmindelse samt en frist for udførsel af opgaven (8). Opgavepåmindelsen relaterer til fristen, således at den fx kunne være "2 dage (før deadline)".

Opgaven kan også tildeles til en person eller en gruppe (9) samt tilføje en godkender (10). En godkender, vil blive notificeret når den tildelte har markeret opgaven som gennemført og godkenderen skal herefter bekræfte at opgaven er gennemført. Således vil opgaven sendes videre til "Afventer godkendelse" hos den bruger, der skal godkende opgaven (læs mere omkring godkendelse her). Yderligere  vil opgaven blive vist under fanen godkendelse på den enkelte sag

2. Gruppeopgaver

Herunder listes alle opgaver, som er tildelt en gruppe du er medlem af, fx HR eller regnskab (11). Det er muligt at oprette en ny opgave ved at klikke "+tilføj opgave" og der kan redigeres opgavens metadata ved at klikke på de tre vertikale prikker til højre for opgaven.  

I sektionen gruppeopgaver kan der tilføjes opgaver, der tildeles grupper, som du selv er medlem af. I listen over opgaverne kan følgende informationer ses:

• Vedrører, viser hvor opgaven hører til. Opgaven kan høre til en bestemt sag, kunde, kontaktperson eller lignede. I ovenstående eksempel hører opgaven til en kontaktperson
• Ansvarlig, er den gruppe, som er blevet tildelt opgaven. Du skal være medlem af den pågældende gruppe før du kan se opgaven i din opgaveoversigt.
• Godkender, er den person som bliver notificeret, når den ansvarlige har markeret opgaven som færdig. Godkender skal herefter enten bekræfte at opgaven er færdig eller afvise og flyt opgaven tilbage til "ansvarlig" med en kommentar.
• Arbejdsplan, viser hvilken arbejdsplan som opgaven tilhører. Læs mere om arbejdsplaner andet sted i IMS Case support

3. Afventer godkendelse

Som Godkender til en opgave skal der bekræftes, at opgaven er færdig, når den ansvarlige for opgaven har markeret den som afsluttet. Når den opgaveansvarlige har markeret opgaven som gennemført, bliver der oprettet en godkendelses-opgave til Godkender, som er dem, der bliver vist under ”Afventer Godkendelse”.

Derved vises der under ”Afventer Godkendelse” en liste over de opgaver, som er markeret som gennemført af den ansvarlige og nu afventer at godkender bekræfter at opgaven er gennemført tilfredsstillende.

Ved at klikke på godkendelsesopgaven, kan den enkelte opgave så godkendes eller afvises (12). Afvises opgaven vil den sendes tilbage til den ansvarlige.

Godkendelseslisten bliver også brugt når der skal godkendes et eller flere dokumenter, som sendes til intern godkendelse eller når der skal godkendes opgaver tilknyttet en specifik sag (afslutning af sag).