Systemkrav FakturaFlow

Grundlæggende forudsætninger

De grundlæggende forudsætninger for installation og drift af IMS FakturaFlow er:

• Windows Server 2016 miljø eller nyere
• Microsoft SQL Server 2014 eller nyere
• Internet Information Server (IIS) 10 eller nyere
• SMTP-service og SMTP-konto til afsendelse af mails
• Seneste version af Microsoft .NET 4.7.2 eller nyere på klient maskiner
• Seneste version af Microsoft .NET 4.7.2 eller nyere på SQL server og IIS
• Et fejlfrit Ethernet LAN (TCP/IP-protokol) med konstant og fri netværksadgang mellem
  klient og server og serverne imellem
• At der ikke i forbindelse med klienternes MS Office miljø forekommer programmer, der
  forhindrer driften af IMS FakturaFlow tilføjelsesprogrammer (Outlook VSTO
  tilføjelsesprogrammer)
• At elektroniske fakturaer (OIOXML og OIO8BL) faktura kan indlæses i systemet fra en
  netværksfolder (se punktet: VANS postkasse) eller fra LoggingDb (se kapitlet: ”OIOSI og
  LoggingDb”). Fælles indlæsningsfoldere skal være tilgængelig for bogholdere.
• At scannede TIFF eller PDF-fakturaer kan indlæses i systemet fra en netværksfolder.
  Fælles indlæsningsfoldere skal være tilgængelig for bogholdere
• En dataport eller XML-port installeret i det pågældende økonomisystem (se mere under dataport/XML port)
   

Hvis disse forudsætninger ikke er til stede IMS naturligvis være behjælpelig med løsningsforslag.

FakturaFlow Server

Generelle systemkrav

System Arkitektur
 

IMS FakturaFlow benytter følgende

• Microsoft Internet Information Server
• Microsoft SQL Server
• SMTP Service
• Økonomisystem (Navision, C5 etc.)
• Delte netværksfoldere
   

Se detaljeret netværksbeskrivelse i kapitlet ”Netværksskema”
 

Opsætning af servere:
Nedenstående er IMS sine krav til opsætning af servere. Opsætning af servere kan bestilles af IMS på almindelige konsulent vilkår.
 

Internet Information Server (IIS)

FakturaFlow kræver en Windows 2016 server eller nyere med Internet Information Server installeret. Følgende komponenter skal som minimum være aktiveret:

IIS 8

• Web Server
  • Common HTTP Features
    • Default Document
    • Directory Browsing
    • HTTP Errros
    • Static Content
  • Security
    • Request Filtering
    • Windows Authentication
  • Application Development
    • .NET Extensibility 3.5
    • .NET Extensibility 4.5
    • ASP
    • ASP.NET 3.5
    • ISAP Extensions
    • ISAPI Filters
  • Management Tools
    • IIS Management Console
       

SQL Server

FakturaFlow kræver som minimum en SQL 2014 server. Det anbefales som minimum at køre med en ”Standard” version. Gratis versioner som SQL Server Express har mange begrænsninger som vil gå ud over funktionalitet og ydelse af FakturaFlow. 

Følgende komponenter skal som minimum være installeret på SQL-serveren:

• Database Engine Service
• Full-Text and Semantic Extractors for Search
• Mangament Tools – Complete

Server Configuration

• Mixed Mode
• SQL Server Collation: Danish_Norwegian_CI_AS
   

Placering af filer:
Det anbefales at placere data filer og log filer på hvert sit drev og at drevet hvor operativsystemet afvikles fra ikke bliver brugt i denne sammenhæng.

Firewalls

FakturaFlow klienter kommunikerer som standard direkte med FakturaFlow SQL-databasen på port 1433*.
Der skal derfor være fri adgang mellem klienter og server på denne port. Er det ikke mulig at åbne op for port 1433 kan IMS FakturaFlow webklient være en løsning. Denne kommunikerer via en dataportal på IIS’en og kan publiceres eksternt for fuld adgang fra Web. Se mere i kapitlet Klient software.

*Husk at informer IMS hvis andre SQL porte benyttes
 

SMTP Server

IMS FakturaFlow sender en mail ud til alle involverede brugere i de forskellige flow steps. 

IMS FakturaFlow benytter i denne sammenhæng en mail service til at sende mails. Mail servicen benytter SMTP til udsendelse af mails. MS Exchange må gerne benyttes. IMS skal i forbindelse med opsætning af mailagent benytte følgende informationer:

• SMTP Server navn / IP
• SMTP User
• SMTP Password
• SMTP afsender adresse
   

Mails som sendes af IMS Mailagent skal ikke besvares, så det er ikke nødvendig med en postkasse i denne forbindelse.

Generelt om udveksling af data mellem FakturaFlow og økonomisystemet

FakturaFlow afleverer færdige behandlede fakturaer i form af en CSV fil til en fælles udvekslingsfolder på netværket. CSV filen indlæses efterfølgende af økonomisystemet. Ønskede konti og dimensioner udlæses fra økonomsystemet i samme udvekslingsfolder. FakturaFlow kan efterfølgende indlæse konti og dimensioner så de bliver tilgængelige til kontering i FakturaFlow klienten. I økonomisystemet skal der være oprettet en såkaldt dataport som gør ind- og udlæsning mulig. Se mere information i kapitlet ”Dataport” længere nede.

Udlæsning af data fra økonomisystem til FakturaFlow

Udveksling af data fra økonomisystem og FakturaFlow foregår i 2 steps.

1. Først laves der en udlæsning fra økonomi-systemet.
   Ved udlæsning fra økonomisystemet dannes en række .TXT(CSV) filer som indeholder kreditor oplysninger, dimensionsoplysninger mm.
2. I FakturaFlow klienten kan man efterfølgende importere fra økonomisystemet som vil importere data fra .TXT filerne til FakturaFlow databasen.

Nødvendige rettigheder

Ved overførsel af data fra Navision til FakturaFlow skal de personer, der foretager overførslen have
læse/skrive/slette rettigheder til den folder der benyttes i forbindelse med udveksling af data. Dette vil typisk være brugere i bogholderiet.
 

Automatisering

Det er muligt at automatisere denne udlæsning hvis økonomisystemet understøtter dette. Dette kan f.eks. være en batch kørsel eller en NAS service i Navision.

Udlæsning af data fra FakturaFlow til økonomisystem

Overførslen af fakturaer til økonomisystemet foregår også i 2 steps.

1. Først laver man en overførsel af fakturaer fra FakturaFlow ved at klikke på Overfør valgte eller Overfør Alle i FakturaFlow klienten.

   

   Dette vil danne en .TXT(CSV) fil med de pågældende fakturaer.

2. CSV filen importeres efterfølgende ind i økonomisystemet.

Nødvendige rettigheder

Ved overførsel af data fra FakturaFlow til Navision skal de personer, der foretager overførslen have
læse/skrive/slette rettigheder til den folder der benyttes i forbindelse med udveksling af data. Dette vil typisk være brugere i bogholderiet.
 

Automatisering

Der kan foretages en automatiseret indlæsning i FakturaFlow en gang i døgnet. Denne indlæsning kan sættes op til at køre lige efter en automatiseret udlæsning fra økonomisystemet.
 

Dataport / XML Port

Før ind og udlæsning af data i økonomisystemet kan finde sted, skal der være installeret en dataport som kan håndtere dette. En dataport er en række objekter som sørger for at data kan udlæses fra økonomisystemet og at data kan indlæses fra FakturaFlow. Dataporte vil være forskellige alt efter hvilket økonomisystem man vælger at benytte. IMS leverer dataporte til både Navision og C5. Det er muligt at benytte andre økonomisystemer, kontakt IMS for mere information.

Navision

FakturaFlow xmlport understøtter seneste version af Navision, version 11.5. 

For at benytte IMS Navision XML port skal Navision licensen være åben for objekt placeringer. Navision Stat har som udgangspunkt lukket for de ovenstående objektplaceringer. For at kunne benytte IMS Navision Stat XML port kan det være nødvendigt at foretage et forhandlerskifte. Dette skifte skal udføres fordi Moderniseringsstyrelsen som Navision Stat leverandør ikke leverer yderligere licenser til Navision.

IMS A/S har i samråd med de kunder der allerede benytter IMS FakturaFlow og Navision Stat, dokumenteret følgende:
Eksisterende kunder der har IMS FakturaFlow har valgt at skifte til CGI eller Elbek & Vejrup eller andre, som leverandør af Navision Licenser. IMS medbringer dataporten til installation hos kunden samtidig med IMS FakturaFlow. Dataporten installeres som udgangspunkt af kunden selv under vejledning fra IMS A/S.

For at dataporten kan benyttes af andre end systemadministrator skal relevante brugere have tildelt rettigheder hertil. Dette betyder i praksis at brugere har fulde rettigheder til nævnte objekter i Figur 1. IMS A/S medbringer en standard vejledning som kunden udfører i overensstemmelse med kundens rettighedspolitik. Efter installationen er det nu muligt at udføre import og eksport af data fra IMS FakturaFlow til Navision og omvendt.
En forudsætning herfor er, at de to systemer har uhindret netværksadgang til hinanden, eller der på anden måde er etableret fil udveksling mellem de to systemer. Denne del af opsætningen er kunden selv ansvarlig for.
 

Andre økonomisystemer
IMS har leveret dataporte til C5, XAL, Axapta mm. Kontakt IMS for mere information angående ind- og udlæsning af data fra andre økonomisystemer end Navision. Vi tilbyder både færdige dataporte og bistand i forbindelse med udvikling af dataporte.
 

FakturaFlow Klienter

Generelle systemkrav

Klient installationsformer

Klient software kan installeres på 2 måder. Enten ved at benytte Microsoft ClickOnce* eller med MSI pakker.
*ClickOnce er en Microsoft teknologi som gør det mulig at installere og køre Windows baseret smart klient applikationer ved å klikke på et browser link.
 

ClickOnce klienter

Installation af klienten foretages via en Internet Information Server der indeholder en dataportal og IMS FakturaFlow klient softwaren. Klientsoftware distribueres via to hyperlink der peger over på webserveren (et til klient og et til Outlook menupunkt). Klient software bliver kopieret ned under brugerens profil inden opstart.
 

Eksempel på filplacering på en Windows 8 klient:

C:\Users\Username\AppData\Local\Apps\2.0\..
 

Ved efterfølgende opstart af klient tjekkes webserveren for seneste klient software. Findes der en nyere version af klienten på serveren opdateres softwaren automatisk. På denne måde sikrer man at alle brugere benytter den sidste klient version.
 

Eksempel på installationslinks:

https://servernavn/fakturaflow/desktop/publish.htm
https://kundenavn.dk/fakturaflow/desktop/publish.htm

Fordele: Holder sig selv opdateret ved fremtidige opdateringer. Ingen fremtidig vedligeholdelse
Potentielle udfordringer: Installeres pr. bruger, ikke pr. maskine

ClickOnce Outlook tilføjelsesprogram

IMS FakturaFlow Outlook tilføjelsesprogram leverer integration af

IMS FakturaFlow i MS Outlook. Fakturaer der sendes ud til godkendelse hos brugeren vil kunne åbnes ved at dobbeltklikke på e-mailen.
Man vil i tillæg kunne starte klienten via det medfølgende menupunkt i Outlook.
 

Installationen af IMS FakturaFlow Outlook tilføjelsesprogrammet kræver at Visual Studio Tools 2010 for Office (VSTO) er installeret på maskinen. ClickOnce installationen vil tjekke om VSTO er installeret og tilbyder at installere det hvis det mangler. Installation af VSTO kræver at man har
administrator rettigheder på maskinen.

Eksempel på installationslinks:
https://servernavn/fakturaflow/plugin/setup.exe
https://kundenavn.dk/fakturaflow/plugin/setup.exe

MSI Klienter

IMS FakturaFlow klienten og det tilhørende Outlook tilføjelsesprogram kan også leveres som MSI pakker. 
Det anbefales hvis man har terminal server løsninger hvor man har flere brugere på samme maskine eller at man ønsker at distribuere software via lokale udrulningsværktøjer. Opdatering af MSI klienter foretages på almindelig vis, ved af installation af gammel klient og installation af ny.
 

Fordele: Kan installeres for alle brugere på en maskine 

Potentielle udfordringer: Ingen automatisk opdatering af klient software
 

Lokale klienter vs. web klienter 

Klient softwaren består af programmet FakturaFlow og et COM tilføjelsesprogram til Outlook. FakturaFlow klienten findes i to former, en lokal klient og en web klienten. Forskellen på de to klient typer ligger i kommunikationsformen med SQL serveren. Den lokale klient kræver direkte adgang til SQL serveren via port 1433.
Web klienten kommunikerer via en dataportal installeret på WEB serveren. Denne kræver adgang til dataportalen på port 80 (http) eller port 443 (https). Web klienten giver mulighed for at nå SQL databasen i miljøer hvor det ikke kan lade sig gøre at åbne i firewall for port 1433. Den giver også mulighed for at arbejde uden for ens lokale netværk, som f.eks. hjemme, på rejser mm. Webklienten kan ikke foretage overførsel mellem FakturaFlow klient og økonomisystem. Dette kræver direkte adgang til SQL database. Hvilke klienter man bør benytte er afhængig af ens lokale netværk samt, og om der er behov for at kunne starte klienten uden for ens lokale netværk. Kontakt IMS for mere information angående dette.

Lokal klient:

Web klient:

IMS FakturaFlow WebApp

Det er muligt at godkende fakturaer via IMS FakturaFlow WebApp som er et website lavet i et format som gør det overskueligt at benytte på smartphones og tablets.
 

Generelle systemkrav

For at kunne starte IMS FakturaFlow WebApp skal der oprettes et website som kan nås med https trafik (Standard port 443). I tillæg skal der laves et DNS opslag til web server. IMS sørger for opsætning af website i forbindelse med installation af FakturaFlow, hvis man har tilkøbt IMS FakturaFlow WebApp.

Det anbefales at Stjerne* / wildcard SSL certifikatet samt DNS opslag til web server er på plads inden installationsdagen.
 

Brugergodkendelse

For at kunne logge på webapp skal brugerne have angivet et password i IMS FakturaFlow. Pålogning foregår ved at indtaste brugernavn og password på login siden.
 

Leverandørkrav
 

Leveringsformer

IMS FakturaFlow kan modtage elektroniske fakturaer (OIOXML og OIOUBL) fra forskellige kilder, eks. VANS netværket, OIOSI netværket eller en Nemhandel udbyder som mySupply. Der kan også indlæses scannede fakturaer i formaterne TIFF eller PDF.
 

VANS Postkasse

VANS er det kommunikationsnetværk, som distribuerer de elektroniske faktura. Man kan sige, at VANS er et elektronisk postvæsen, som indsamler og fordeler de elektroniske faktura. Alt, hvad VANS behøver, er de rigtige adresser (EAN-numre), så afleveres fakturaerne i postkassen hos de rigtige modtagere. Denne postkasse udbydes af en VANS leverandør. For at IMS FakturaFlow skal kunne behandle de elektroniske fakturaer (OIOXML og OIOUBL filer) skal indholdet i den elektroniske VANS postkasse flyttes eller kopieres til en netværksfolder på kundens interne netværk. Netværksfolderen skal være tilgængelig for brugerne i bogholderiet.
Flytningen foretages ved at kunden selv kontakter sin VANS leverandør. Flytningen af faktura fra
VANS postkasse er en forudsætning for den endelige idriftsættelse af FakturaFlow. Navision Stat kunder skal være opmærksom på beskrivelserne under punktet: Navision Stat, VANS og skygge EAN.

Alle virksomheder, der vil sende elektroniske regninger, kan tilslutte sig VANS-netværket direkte gennem en it-systemleverandør eller indirekte ved at tilslutte sig én af de fem danske VANS-leverandører: CSC , IBM, KMD, CGI og Highjump, der er frit valg mellem leverandørerne, og har du spørgsmål til de forskellige ydelser og muligheder, skal du kontakte leverandørerne direkte.
Læs mere om VANS leverandører på IBIZ-center.dk
https://www.ibiz-center.dk/viden-om-it/oekonomi-og-administration/nemhandel/vans-og-nemhandel/

Navision Stat, VANS og Skygge EAN 

Navision Stat 5 og 7 sender og modtager udelukkende via OIOSI, OIO Serviceorienteret Infrastruktur, hvilket betyder at mange Navision Stat institutioner, ved overgangen til Navision Stat 5, kan afmelde deres VANS leverandør i de tilfælde, hvor VANS leverandøren udelukkende står for routingen mellem afsender og modtager af E-bilaget. Som FakturaFlow kunde kan man dog vælge at beholde sin VANS leverandør. Det kræver at man bestiller et såkaldt ”skygge EAN nummer” og ændring i OES Transportlag. Navision 5 kommunikerer med bank og Nem Konto via OIOSI. Da man ikke kan benytte det samme EAN nummer til OIOSI og VANS er det nødvendig med skygge EAN nummer. På den måde vil kreditorer kunne sende fakturaer til VANS leverandør samtidig med at kommunikation mellem Navision og Nem Konto fortsætter uforstyrret.
EAN lokations nummer kan bestilles hos GS1 Danmark http://gs1denmark.net.dynamicweb.dk/default.aspx?AreaID=5
 

Henvisninger og svar på spørgsmål til dette findes på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside, da de tidligere stod for tildeling af et lokationsnummer. http://www.modst.dk/Regnskab/Elektronisk-fakturering Opsætning af skygge EAN nummer skal foretages af ens Navision leverandør og gøres inden FakturaFlow sættes i drift.
 

OIOSI og LoggingDB
 

En anden leveringsform for elektroniske faktura er via OIOSI (OIO Serviceorienteret Infrastruktur). OIOSI baserer sig på et OIO UDDI, hvor alle institutioner skal registreres med EAN-nummer og URI sammen med en angivelse af de forretningsdokumenter (E-Bilag) der kan modtages, samt OIO RASP, der sikrer at alle E-Bilagsudvekslinger sker krypteret og signeret. Sammen med anvendelse af det nye format til E-handelsdokumenter, OIOUBL2.01, kaldes dette koncept for Nem Handel. (Mere information findes på www.nemhandel.dk). Elektroniske fakturaer som bliver leveret via OIOSI ender i en SQL database med navnet LoggingDB.
IMS FakturaFlow kan indlæse fakturaer fra LoggingDB så længe det er fri netværksadgang mellem
servere og indlæsningsklienten. Dette kan være problematisk i hostede miljøer hvor Navision server ligger hos anden udbyder end FakturaFlow server. Opsætning af OIOSI baseret levering skal foretages inden FakturaFlow kan sættes i drift.

Flowskema

Netværksskema