Indholdsfortegnelse
- Intro
- Tekniske informationer
- Yderligere oplysninger om IMS FakturaFlow
- Læsevejledning
- Definitioner – hvem gør hvad
- Vigtige begreber
- Navigering i temaer, menuer, funktioner og felter
- Genvejstaster
Intro
IMS FakturaFlow er en løsning til behandling, kontering og godkendelse af kreditorfakturaer forud for bogføring og betaling i økonomisystemet. Løsningen er uafhængig af selve økonomisystemet, men data udveksles gennem en dataport, som er integreret i økonomisystemet.
Leverandørfakturaer indlæses i IMS FakturaFlow. Fakturaer til indlæsning kan komme fra forskel-lige kilder i forskellige formater:
• OIOUBL fakturaer leveret fra en elektronisk postkasse (f.eks. VANS, MySupply, Nets)
• OIOUBL fakturaer direkte fra Navision via Logging Databasen
• XML og bilag fra PaperFlow
• TIFF-filer fra en scanner eller PDF-filer fra scanner eller e-mail
Efter indlæsning bliver en faktura sendt i flow til godkendelse. Undervejs i godkendelsesprocessen arbejder systemet med kontoplan og kreditordata fra økonomisystemet.
Efter godkendelse og eventuel indkøbskontrol overføres fakturabilagene til betaling i økonomisy-stemet.
IMS FakturaFlow er baseret på et fuldt elektronisk arkiv, hvor brugerne både under og efter god-kendelsesprocessen kan fremsøge alle fakturaer, eks. ud fra flowstep, leverandør, kontering eller teksten i den enkelte faktura.
Standardsystemet kan udvides med moduler, der tilfører IMS FakturaFlow endnu flere funktioner og muligheder. Se en oversigt over tilkøbsmoduler herunder:
IMS Rekvisitioner | Modul til oprettelse af indkøbsordrer (rekvi-sitioner). Når et bilag kommer ind i systemet (forbehandling), kan det kombineres med en eventuelt tilhørende rekvisition. Herved kan den normale godkendelse før bogføring gø-res overflødig og bilaget kan lægges direkte til betaling. |
IMS Flere regnskaber | Modul til at håndtere flere regnskaber og derved benytte forskellige kontoplaner af-hængigt af regnskab. |
IMS Konto-konteringsregler | Med dette modul baseret på konteringsreg-ler fra økonomisystemet kan man i IMS Fak-turaFlow kontere bilag og benytte sig af vali-deringer, så det matcher evtentuelle konte-ringsregler i økonomisystemet. |
IMS Skabeloner | Modul til oprettelse af konteringsskabelo-ner, som letter hverdagen, når bilag skal konteres. |
Tekniske informationer
IMS FakturaFlow er et MS Windows-program til MS Windows 7 og nyere.
Systemet fungerer som et MS COM-tilføjelsesprogram til MS Outlook. Det betyder, at der altid skal være enten Microsoft Office 2007 eller nyere på de arbejdspladser, der benytter IMS Faktura-Flow.
IMS FakturaFlow anvender MS SQL Server som database for arkivering, workflow og søgningen af fakturaer under behandling i systemet. Microsoft Exchange Server, eller et andet elektronisk post-system, bruges til fordeling af fakturaer i systemets godkendelsesproces. Brugerne i IMS Faktura-Flow kan hentes og vedligeholdes via MS Windows Active Directory (AD) eller oprettes lokalt i systemet.
Yderligere oplysninger om IMS FakturaFlow
Har du har brug for yderligere information, så besøg vores hjemmeside: www.ims.dk eller kontakt os på telefonnummer 3174 0009.
Læsevejledning
Fomålet med guides er, at give information om IMS FakturaFlow og tillægsmoduler til løsningen. Det betyder, at guidene er omfattende og uddybende.
For at forstå guide anbefaler vi ligeledes, at du, før læsning af guidene, sætter dig ind i de centrale definitioner og begreber, beskrivelsen er bygget op omkring. Det gør du ved at læse afsnittene 1.3 og 1.4 herunder.
Denne funktionsbeskrivelse indeholder desuden praktiske guides til, hvordan man udfører opgaver i FakturaFlow inden for alle emner, og hvordan der i hvert enkelt tilfælde navigeres i systemet.
IMS FakturaFlow er et system til oprettelse, behandling og arkivering af fakturaer. Løsningen er derfor opbygget som et basissystem (IMS FakturaFlow) med mulighed for at tilkoble forskellige tillægsmoduler, som beskrevet i 1.1.
De enkelte tillægsmoduler medfører, at der er en række ekstra funktioner i systemet til rådighed i det daglige arbejde med fakturabehandlingen. En virksomhed kan have et eller flere tillægsmodu-ler til rådighed i sin IMS FakturaFlow løsning, uden at hver enkelt brugere har adgang til funktio-nerne i dem.
Administratoren opsætter hver enkelt brugers profil i løsningen, så brugeren har netop de funkti-oner, der er relevante for vedkommende. Det betyder dog også, at to brugere ikke nødvendigvis har de samme funktioner til rådighed.
Definitioner – hvem gør hvad
I nedenstående kan du se, hvordan IMS FakturaFlow kan anvendes og administreres, og hvordan ansvarsområderne hensigtsmæssigt kan fordeles.
It-systemadministrator | Teknisk installation, opdatering og vedlige-holdelse af IMS FakturaFlow |
Administrator | Oprette brugere i IMS FakturaFlow Oprette standardindstillinger for brugen af IMS FakturaFlow under temaet Administra-tion Opsætning af standardindstillinger for IMS Faktura, herunder Kontoplaner, Flowindstil-linger og Regnskab |
Bogholder | Oprette og behandle fakturaer Angive kontering Overførsel til økonomisystem |
Godkendere og kontrollanter | Godkende/afvise fakturaer Angive kontering |
Til underbygning af de enkelte roller findes der for en faktura forskellige trin i gennem systemet. Hvert trin er nærmere beskrevet i de enkelte guides
Vigtige begreber
Indlæsning | Her starter en faktura og oprettes til efter-følgende udsendelse og godkendelse af en eller flere godkendere |
Behandling – udsend | Behandling af en faktura starter hos Boghol-der, som videresender fakturaen til godken-delse |
Historik | En historik til hver fakutra sikrer at man altid kan se hvilken vej igennem systemet den en-kelte faktura har haft, og hvilke personer der har set fakturaen |
Godkend/afvis | Alle fakturaer |
Søgning | IMS FakturaFlow er et arkivsystem til faktu-raer og kreditnotaer. Det er muligt at fore-tage sægninger på tværs af regnskaber, bru-gere og leverandørdata. Desuden kan der via fritekstsøgning søges direkte i fakturateksten |
Udveksling af data til økonomisystemet | Ved systemets opstart vil alle data fra øko-nomisystemet bliver importeret i IMS Faktu-raFlow. Til brug for kreditor og kontoplans-oplysninger. Når en faktura er godkendt i IMS FakturaFlow sendes den til økonomisy-stemet til bogføring |
Kontoplaner |
Konti- og dimensionsinformation importeres fra økonomisystemet. Efterfølgende kan man definere en specifik kontoplan pr. bru-ger direkte i IMS FakturaFlow |
Navigering i temaer, menuer, funktioner og felter
IMS FakturaFlow er bygget op med temaer og funktioner. Alle temaerne er placeret i venstre nederste hjørne, hvorfra man kan åbne dem. Hvert tema har sine funktioner og både temaernes til-gængelighed og funktioner afhænger af brugerprofilen.
Systemet følger de normale konventioner for navigering. Tabulering funktion mellem felter og windowsstandard til genveje via Alt-tasten, der viser genvejstast direkte på de enkelte funktioner med en understregning af det pågældende bogstav, der skal benyttes sammen med Alt-tasten. desuden en liste over faste genvejstaster for specifikke funktioner.
Genvejstaster
Genvejstaster i IMS FakturaFlow er via Alt+ de understregede bogstaver på de pågældende menuer og knapper. Daglige opgaver såsom at oprette en faktura, udsende i flow og godkende er alle tilgængelige via Alt tasten. Det understregede bogstav bliver synligt, når Alt tasten aktiveres. Se eksempler herunder.
Almindelig navigering mellem felter er standard windowsnavigering med anvendelse af tabulator-tasten. Desuden findes der faste genvejstaster for navigering i brugergrænsefladen, f.eks. leveran-dørfelt og bogføringslinje. En samlet liste med genvejstaster findes sidst i dokumentet i Kapitel 11 Genvejstaster.
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.