Søgning – Visma IMS A/S

Indholdsfortegnelse:

Gemt søgning

Det er muligt at gemme en søgning, så den kan genbruges senere og derved spare tid. Gennerelle søgninger, f.eks. på bestemte leverandører, statussøgninger eller andre ofte brugte søgninger, kan med fordel gemmes til fremtidg brug.
Gem søgning til oversigter
Det er muligt at definere om en gemt søgning skal benyttes til oversigter. Marker den gemte søgning og højreklik for at vælge den til oversigter.

Søg faktura ud fra valgte kriterier

Når man søger på en bestemt faktura, kan man vælge et eller flere kriterier. Hvis man kender fak-turanummer eller løbenummer, kan det være hensigtsmæssigt at søge på en af disse.
Det er også muligt at lave en bredere søgning for at finde fakturaer, der har samme leverandør, eller for at få overblik over faktuarer med én bestemt status. Herunder findes eksempler på ofte brugte søgninger.

Søg på status

Ønskes de at fremsøge fakturaer med en bestemt status, vælges den ønskede status, der skal søges efter (f.eks. klar til Budgetansvarliggodkendelse), hvorefter der trykkes Søg.

Alle bilag, der vedrører pågældende status, vil blive vist i søgeresultatet.

Vis faktura

Hvis en af de fremsøgte fakturaer ønskes vist, dobbeltklikkes på fakturaen i søgeresultat og den åbner i behandlingsbilledet.
Bilaget åbnes i IMS FakturaFlow, og man vil kunne se status på bilag og redigere data, såfremt man har rettighederne hertil.

Søg på dato

Gå til datofelterne og udfyld den/de ønskede dato/-er
Søgningen viser alle fakturaer i IMS FakturaFlow, der er oprettet den/de pågældende dato/-er.

Søg på tværs af regnskaber

Det er muligt at søge på en status på tværs af flere regnskaber. Det gøres ved at vælge den ønskede status og derefter vælge Søg på tværs af regnskaber.
På tværs af alle regnskaber vises alle fakturaer i IMS FakturaFlow med den angivne status.

Vælg søgefelter

For få det bedste resultat kan man som bruger selv bestemme de søgefelter man ønsker at se i resultatet. Bl.a. kan man vækge leverandørnavn, fakturanummer, seneste kommentar, posteringstekst osv.
Søgefelter vælges i Søgefeltvælger

Eksport af søgeresultat til Excel

I Søgningen er det muligt at eksportere sit søgeresultat til Excel. Alle resultater kan eksporteres og behandles direkte i Excel. Eksport af søgeresultater kan være relevant i forbindelse med budget-opfølgninger eller rapporter ud fra bestemte kriterier.
Data der kan eksporteres til Excel:
• Historik (revisionsporet for en faktura)
• Stamdata (leveandør, betaling etc.)
• Udvidet stamdata (inkl. Kontering)

Eksporter til Excel

Vælg Eksporter enten på en faktura eller hele listen.
Historik eksporterer historik fra pågældende valg.
Stamdata eksporterer alle stamdata (leverandør osv.) fra pågældende valg.
Udvidet stamdata eksporterer alle stamdata samt kontering fra pågældende valg.

Eksport til indkøbsanalyse

I søgningen er det muligt at lave et udtræk til brug ved indkøbsanalyse. Fra IMS FakturaFlow eksporteres og pakkes fakturaer fra en bestemt søgning, og gemmes som originalformatet i en Zip-fil. Denne funktion er en tilkøbsmulighed.

Ved tilkøb af funktion findes denne funktion i Søgebilledet i Eksporter menuen. Eksporter Fakturaer og kontering til zipfil, systemet opretter en zipfil med resultat af søgningen. Zip filen indeholder alle fakturaer i originalformat inklusive kontering, så som konto og dimension (ansvar).

Formatet på hver enkelt fil afhænger af fakturaen, og er det originale faktura-format. Inkluderet i rapporten er alle elektroniske fakturaer i både OIOUBL og OIOXML formater.
Når funktionen aktiveres skal man gemme zip filen i en mappe, og herfra kan man sende den gemte fil til indkøbsanalyse, enten via en Ftp service eller mail.

Komprimering af zip filen foregår i baggrunden og man kan som bruger arbejde videre med andre opgaver i IMS FakturaFlow. Når Zip filen er færdig komprimeret vil bruger i IMS FakturaFlow få besked om at den er klar.

For at få adgang til denne funktion i IMS FakturaFlow, kontakt Ims på imssupport@visma.com og få mere information om funktion og pris.

Eksport til PDF

Eksport til en PDF rapport, der indeholder pdf af faktura, samt infomation fra søgeresultat (de valgte kolonner). Eksporten er en standard eksport, der gemmer eksporten i en mappe på netværket.

Stikprøver

I systemet er det muligt at foretage stikprøvekontrol. En stikprøvefunktion understøtter funktionaliteten, og gør det nemt for bogholder at bestille stikprøvekontol af et søge resultat.
Systemet udvælger selv de fakturaer, som skal udtages til stikprøver, ud fra en procentsats, som bruger vælger.
Opsætning af stikprøvekontrollanter sker i Admninstrationsmenuen, brugere og grupper. Her skal man som bruger være en del af Slutgodkender gruppen, for at kunne fungere som kontrollant for stikprøver.

Vælg fakturaer til stikprøver

Søg efter de fakturaer, som kan udtages til stikprøve. Alle kriterier kan bruges, og ofte vil man søge efter en bestemt status
Vælg en procent, hvor mange fakturaer i søgeresultatet skal udtages til stikprøvekontrol, og start en søgning efter stikprøver
Resultat vil blive vist, som et ny søgeresultat, og her skal man vælge den kontrollant, man ønsker skal stikprøvekontrollere fakturaerne
Vælg Send til stikprøvekontrol, så vil alle de udvalgte fakturaer, blive sendt ud til den pågældende kontrollant til godkendelse
Søgning efter de fakturaer, som er udtaget til kontrol, sker ved søge på stikprøvestatus og vælge søgefelterne

Godkend en faktura i stikprøvekontrol

Nototfikation til kontrollant kommer på mail. For at åbne faktura til godkendelse, dobbelt klik på mailen.
Når faktura åbner i Behandlingsbilledet, Stikprøve godkend faktura