Indholdsfortegnelse:
Søg faktura ud fra valgte kriterier
Eksport af søgeresultat til Excel
Godkend en faktura i stikprøvekontrol
Ændring i Søgeresultat
Tilføj/fjern felter
Det er muligt, at tilføje eller fjerne felter man vil have vist i søgeresultatet og i Oversigten
For at finde felterne skal man trykke på Søgning og derefter Søgefeltvælger
Tryk på det eller de felter du vil have tilføjet eller fjernet fra søgeresultatet og tryk på Gem
Flyt rundt på felterne
Det er muligt at flytte rundt på felterne, så de står i den rækkefølge som du bruger dem.
Vælg et flowstep
Vælg et regnskab
Tryk på Søg
I søgeresultat området trykker man på et felt og holder venstre musetast nede og træk feltet enten til højre eller venstre alt efter hvor man vil have felt til at være. Dette kan man gøre med alle felterne.
Når man er færdig med at flytte rundt på felterne, skal man højreklik i søgeresultat området og tryk på Gem opsætning
Note: at ændringer på felterne virker kun fra Søgning og ikke fra Oversigten.
Gemt søgning
Det er muligt at gemme en søgning, så den kan genbruges senere og derved spare tid. Gennerelle søgninger, f.eks. på bestemte leverandører, statussøgninger eller andre ofte brugte søgninger, kan med fordel gemmes til fremtidig brug.
Gem søgning til oversigter
Det er muligt at definere om en gemt søgning skal benyttes til oversigter. Marker den gemte søgning og højreklik for at vælge den til oversigter.
Søg faktura ud fra valgte kriterier
Når man søger på en bestemt faktura, kan man vælge et eller flere kriterier. Hvis man kender fakturanummer eller løbenummer, kan det være hensigtsmæssigt at søge på en af disse.
Det er også muligt at lave en bredere søgning for at finde fakturaer, der har samme leverandør, eller for at få overblik over faktuarer med én bestemt status. Herunder findes eksempler på ofte brugte søgninger.
Søg på status
Ønskes de at fremsøge fakturaer med en bestemt status, vælges den ønskede status, der skal søges efter (f.eks. klar til Budgetansvarliggodkendelse), hvorefter der trykkes Søg.
Alle bilag, der vedrører pågældende status, vil blive vist i søgeresultatet.
Søg på dato
Gå til datofelterne og udfyld den/de ønskede dato/-er
Søgningen viser alle fakturaer i IMS FakturaFlow, der er oprettet den/de pågældende dato/-er.
Søg på tværs af regnskaber
Det er muligt at søge på en status på tværs af flere regnskaber. Det gøres ved at vælge den ønskede status og derefter vælge Søg på tværs af regnskaber.
På tværs af alle regnskaber vises alle fakturaer i IMS FakturaFlow med den angivne status.
Vælg søgefelter
For få det bedste resultat kan man som bruger selv bestemme de søgefelter man ønsker at se i resultatet. Bl.a. kan man vækge leverandørnavn, fakturanummer, seneste kommentar, posteringstekst osv.
Søgefelter vælges i Søgefeltvælger
Vis faktura
Hvis en af de fremsøgte fakturaer ønskes vist, dobbeltklikkes på fakturaen i søgeresultat og den åbner i behandlingsbilledet.
Bilaget åbnes i IMS FakturaFlow, og man vil kunne se status på bilag og redigere data, såfremt man har rettighederne hertil.
Eksport af søgeresultat til Excel
I Søgningen er det muligt at eksportere sit søgeresultat til Excel. Alle resultater kan eksporteres og behandles direkte i Excel. Eksport af søgeresultater kan være relevant i forbindelse med budget-opfølgninger eller rapporter ud fra bestemte kriterier.
Data der kan eksporteres til Excel:
• Historik (revisionsporet for en faktura)
• Stamdata (leveandør, betaling etc.)
• Udvidet stamdata (inkl. Kontering)
Eksporter til Excel
Vælg Eksporter enten på en faktura eller hele listen.
Historik eksporterer historik fra pågældende valg.
Stamdata eksporterer alle stamdata (leverandør osv.) fra pågældende valg.
Udvidet stamdata eksporterer alle stamdata samt kontering fra pågældende valg.
Eksport til indkøbsanalyse
I søgningen er det muligt at lave et udtræk til brug ved indkøbsanalyse. Fra IMS FakturaFlow eksporteres og pakkes fakturaer fra en bestemt søgning, og gemmes som originalformatet i en Zip-fil. Denne funktion er en tilkøbsmulighed.
Ved tilkøb af funktion findes denne funktion i Søgebilledet i Eksporter menuen. Eksporter Fakturaer og kontering til zipfil, systemet opretter en zipfil med resultat af søgningen. Zip filen indeholder alle fakturaer i originalformat inklusive kontering, så som konto og dimension (ansvar).
Formatet på hver enkelt fil afhænger af fakturaen, og er det originale fakturaformat. Inkluderet i rapporten er alle elektroniske fakturaer i både OIOUBL og OIOXML formater.
Når funktionen aktiveres skal man gemme zip filen i en mappe, og herfra kan man sende den gemte fil til indkøbsanalyse, enten via en Ftp service eller mail.
Komprimering af zip filen foregår i baggrunden og man kan som bruger arbejde videre med andre opgaver i IMS FakturaFlow. Når Zip filen er færdig komprimeret vil bruger i IMS FakturaFlow få besked om at den er klar.
For at få adgang til denne funktion i IMS FakturaFlow, kontakt Ims på imssupport@visma.com og få mere information om funktion og pris.
Eksport til PDF
Eksport til en PDF rapport, der indeholder pdf af faktura, samt infomation fra søgeresultat (de valgte kolonner). Eksporten er en standard eksport, der gemmer eksporten i en mappe på netværket.
Stikprøver
I systemet er det muligt at foretage stikprøvekontrol. En stikprøvefunktion understøtter funktionaliteten, og gør det nemt for bogholder at bestille stikprøvekontol af et søge resultat.
Systemet udvælger selv de fakturaer, som skal udtages til stikprøver, ud fra en procentsats, som bruger vælger.
Opsætning af stikprøvekontrollanter sker i Admninstrationsmenuen, brugere og grupper. Her skal man som bruger være en del af Slutkontrollant gruppen, for at kunne fungere som kontrollant for stikprøver.
Vælg fakturaer til stikprøver
- Søg efter de fakturaer, som kan udtages til stikprøve. Alle kriterier kan bruges, og ofte vil man søge efter en bestemt status
- Vælg en procent, hvor mange fakturaer i søgeresultatet skal udtages til stikprøvekontrol, og start en søgning efter stikprøver
- Resultat vil blive vist, som et ny søgeresultat, og her skal man vælge den kontrollant, man ønsker skal stikprøvekontrollere fakturaerne
- Vælg Send til stikprøvekontrol, så vil alle de udvalgte fakturaer, blive sendt ud til den pågældende kontrollant til godkendelse
- Søgning efter de fakturaer, som er udtaget til kontrol, sker ved søge på stikprøvestatus og vælge søgefelterne
Godkend en faktura i stikprøvekontrol
- Nototfikation til kontrollant kommer på mail. For at åbne faktura til godkendelse, dobbelt klik på mailen.
- Når faktura åbner i Behandlingsbilledet, Stikprøve godkend faktura
Kommentarer
Log ind for at kommentere.