Kassationspolitik kan tilknyttes både på dokumenter og sager, som knyttes til den enkelte sagsskabelon. Derved er det reglerne, der er påsat sagsskabelonen, der bestemmer hvornår de enkelte dokumenter og sager skal kasseres.

Kassationspolitikken styres i Opbevaringspolitikken i Adinistrationen, og der skelnes mellem dokumentkassation og sagskassation.

Sagskassation anvendes på sagsniveau, men såfremt der ligger en dokumentkassation på enkelte dokumenter på sagen, så vil det være dokumentkassationen, der overruler sagskassation. 

Dette gælder fx hvis en "Elevsag" har en sagskassation på 5 år, men der ligger et eksamensbevis i sagen, med en dokumentkassation på 30 år, så vil det være dokumentkassationen der træder i kraft og derved vil beviset ikke falde for sagskassationen. 

Eksempler på kassationsregler knyttet til dokumenter

Se yderligere eksemplemer på kassationsregler tilknyttet skoleområdet her.

Eksempler på kassationsregler knyttet til sager

Kassationsregler tilknyttet til sager kan bl.a. være nyttige ved personalesager, hvor det er muligt at opstille en regel for, hvor lang tid Personalesagen skal opbevares efter sagen lukkes. Derved trigges opbevaringspolitikken først, når sagen lukkes (når ansættelsesforholdet ophører). Alternativt kan der oprettes en "Manuel kassation", som påsættes fx. Personalesager. Derved er det muligt selv at indstille udløbsdatoen for sagen fra gang til gang.

• Læs mere om hvordan sager lukkes her
• Læs mere om manuel sagskassation her

Sådan opretter du en kassationsregel

Når du skal oprette en ny kassation. trykker du på "Tilføj ny", hvorefter ovenstående pop-up vindue vil komme frem. Pop-up vinduet vil være ens uanset om det er en kassationskode for et dokument eller en sag. 

Start med at angive titlen på kassationskoden og angiv sagstype (altid standard), samt hvorledes kassationen skal aktiveres. Her kan du vælge mellem "oprettelsesdato", "endelig dato", "status" eller "manuel". Ved sagskassation er det ligeledes muligt at anvende "Forventet slutdato" som trigger for kassationen. 

Oftest vælges status oprettelsesdato, da kassationen vil tælle fra den dag, hvor dokumentet er oprettet. Andre tilfælde, hvor eksempelvis status anvendes, kan være ved personalesager, hvor kassationen først træder i kraft, når sagen skifter status fra "Aktiv" til "Lukket", som beskrevet kort ovenfor. 

I nedenstående eksempel ses en kassationskode for en klage, hvor opbevaringspolitikken er angivet til 3 mdr. Derved vil dokumentet slettes 3 mdr. efter oprettelse.