I Visma Case er sagsskabelonerne grundstenen til alle sager og når der oprettes en ny sag, vil denne altid være baseret på en sagsskabelon. Sagsskabelonen definerer bl.a. adgang til sagen, standard dokumenter, dokumentskabeloner og kassation for både sager og dokumenttyper for den pågældende sag.
Opsætning af sagsskabeloner i Visma Case foregår i administrationsmenuen Systemopsætning og under Moduler; Sagsskabelon.
Information på sagsskabelonen
En sagsskabelon indeholder standard information, som bæres videre til de sager baseret på den pågældende sagsskabelon. Når en sag oprettes, kan den have bl.a. standarddokumenter til bestemte sager, opbevaringspolitik, workflow og adgang for bestemte brugere, alt sammen defineret på skabelonen, og arvet videre til sagerne.
Når sager er oprettet på baggrund af en bestemt sagsskabelon, kan sagsskabelonen ikke ændres igen. Er sagen oprettet på baggrund af en forkert sagsskabelon, er det derfor nødvendigt at slette sagen og oprette en ny på baggrund af den ønskede sagsskabelon. Vær her opmærksom på, at det kun er administratorrollen, der har rettigheder til at slette sager.
Parametre på en sagsskabelon
Når man opretter en sagsskabelon, er der forskellige parametre man kan vælge at definere.
Dokumenter
Standarddokumenter angiver om der for en sag skal oprettes enkelt dokumenter eller en mappe til standarddokumenter. Det kunne være en personalesag, som altid skal oprettes med mapper til f.eks. CV, ansøgning, Medarbejder Udvikling Samtaler og kompetencedokumenter.
For en skabelon kan man oprette feltområder, som kun gælder for den skabelon. Og sammen med konfigurer bare felter til oprettelse af egen felter, kan man oprette et område med metadata.
En skabelon kan bestemme for sagen hvilke brugere og grupper, som har adgang til den pågældende sag. Adgangen defineres under fanen Sikkerhed.
Dokumentskabeloner er allerede oprettede Word skabeloner, som kan knyttes til en sagsskabelon. For at sikre ensartethed, kan man tilbyde at alle sager, som oprettes fra denne skabelon, har dokumentskabeloner tilgængelige. Der kan kun vælges de dokumentskabeloner, som er uploaded, se afsnittet om Dokumentskabeloner. Funktionen til at gemme dokumentskabeloner er tilkøb.
Sagsskabelonen kan indeholde regler for dokumentkassation for den enkelte dokumenttype. Hvis man udelukkende arbejder med 1 sagsskabelon, vælger man en dokumentkassation pr. dokumenttype. På den måde vil dokumenttypen bestemme hvor et dokument skal kasseres.
For sager gælder kun en kassation. Sager kasseres ud fra denne kassation. Dog vil alle dokumenter i sagen kasseres på baggrund af Dokumentkassation, se afsnit ovenfor. Og sagen vil ikke kasseres så længe der stadig findes dokumenter i sagen.
Læs mere om tilknytningen mellem sagsskabelon og kassation, samt eksempler herpå i artiklen her.
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.