En sagsskabelon i IMS Case er en foruddefineret struktur eller skabelon, der bruges til at oprette nye sager i systemet. Den fungerer som et grundlæggende layout eller en model, der kan tilpasses til specifikke sagsbehov eller -typer.

Når du opretter en sag i IMS Case anvender du en sagsskabelon i stedet for at opbygge strukturen fra bunden. En sagsskabelon kan indeholde foruddefinerede adgang til sagen, standard dokumenter, dokumentskabeloner og kassation for både sager og dokumenttyper samt arbejdsprocesser for den pågældende sag.

Fordelene ved at bruge sagsskabeloner i IMS Case:

1. Tidsbesparelse: Ved at bruge en foruddefineret sagsskabelon kan du springe processen over med manuelt at oprette og konfigurere hver enkelt sag i forhold til fx adgangsgrupper eller kassationsregler. Du kan blot vælge den relevante skabelon og tilpasse den efter behov.

2. Ensartethed: Sagsskabeloner sikrer, at alle sager af samme type har en ensartet struktur og informationslayout. Dette gør det lettere for brugere at navigere, finde og forstå sager, selv når de arbejder på tværs af forskellige sager eller afdelinger.

3. Standardisering: Ved at bruge sagsskabeloner kan virksomheder opnå en vis grad af standardisering i deres sagsbehandlingsprocesser. Bestemte felter, dokumenttyper eller arbejdsprocesser kan være foruddefinerede og sikre, at vigtige oplysninger indsamles og opgaver udføres på en konsistent måde.

4. Organisationsspecifikt: Selvom sagsskabeloner giver en grundlæggende struktur, kan de også tilpasses individuelt. Brugere kan tilføje eller fjerne adgangsgrupper, justere felter, ændre arbejdsprocesser osv., så skabelonen passer præcist til sagens behov.

Sagsskabeloner er en praktisk funktion i IMS Case, der hjælper med at strømline oprettelsen af nye sager og sikrer adgangsregulering, samt effektivitet i sagsbehandlingsprocessen. Opsætning af sagsskabeloner i IMS Case foregår i administrationsmenuen Systemopsætning og under Moduler; Sagsskabelon. 

Information på sagsskabelonen

En sagsskabelon indeholder standard information, som bæres videre til de sager baseret på den pågældende sagsskabelon. Når en sag oprettes, kan den have bl.a. standarddokumenter til bestemte sager, opbevaringspolitik, workflow og adgang for bestemte brugere, alt sammen defineret på skabelonen, og arvet videre til sagerne.

Når sager er oprettet på baggrund af en bestemt sagsskabelon, kan sagsskabelonen ikke ændres igen. Er sagen oprettet på baggrund af en forkert sagsskabelon, er det derfor nødvendigt at slette sagen og oprette en ny på baggrund af den ønskede sagsskabelon. Vær her opmærksom på, at det kun er administratorrollen, der har rettigheder til at slette sager. 

Parametre på en sagsskabelon

Når man opretter en sagsskabelon, er der forskellige parametre man kan vælge at definere.

Dokumenter

Standarddokumenter angiver om der for en sag skal oprettes enkelt dokumenter eller en mappe til standarddokumenter. Det kunne være en personalesag, som altid skal oprettes med mapper til f.eks. CV, ansøgning, Medarbejder Udvikling Samtaler og kompetencedokumenter.

Brugerdefinerede feltområder

For en skabelon kan man oprette feltområder, som kun gælder for den skabelon. Og sammen med konfigurer bare felter til oprettelse af egen felter, kan man oprette et område med metadata. 

Sikkerhed

En skabelon kan bestemme for sagen hvilke brugere og grupper, som har adgang til den pågældende sag. Adgangen defineres under fanen Sikkerhed.

Læs mere om brugergrupper her

Dokumentskabeloner

Dokumentskabeloner er allerede oprettede Word skabeloner, som kan knyttes til en sagsskabelon. For at sikre ensartethed, kan man tilbyde at alle sager, som oprettes fra denne skabelon, har dokumentskabeloner tilgængelige. Der kan kun vælges de dokumentskabeloner, som er uploaded, se afsnittet om Dokumentskabeloner. Funktionen til at gemme dokumentskabeloner er tilkøb.

Dokumentkassation

Sagsskabelonen kan indeholde regler for dokumentkassation for den enkelte dokumenttype. Hvis man udelukkende arbejder med 1 sagsskabelon, vælger man en dokumentkassation pr. dokumenttype. På den måde vil dokumenttypen bestemme hvor et dokument skal kasseres.

Sagskassation

For sager gælder kun en kassation. Sager kasseres ud fra denne kassation. Dog vil alle dokumenter i sagen kasseres på baggrund af Dokumentkassation, se afsnit ovenfor. Og sagen vil ikke kasseres så længe der stadig findes dokumenter i sagen.

Læs mere om tilknytningen mellem sagsskabelon og kassation, samt eksempler herpå i artiklen her.