Send digitalpost kun til værgerne

Hvis I ønsker kun at lave en forsendelse til værger, så er I nødt til at lave en forsendelse pr værge. Vi anbefaler at I opretter en sagsskabelon, indeholdende sags- og dokumentkassation, som I benytter til værgebrevene. Derved undgår I at værgebreve/informationer kommer til at ligge sammen med elevsagerne og giver jer mulighed for at holde dem adskilt.

Se her hvordan i opretter sagsskabeloner Opret sagsskabelon evt. Opret dokumenttyper og Dokumenttype og opbevaringspolitik/kassation 

Eksempel på excel fil med udtræk fra fx studieadministrativt system

1. 1. Åben Word
   2. Skriv brevet
   3. Tryk på Forsendelser
   4. Tryk på Vælg modtagere                                                                                                                          
   5. Tryk på Brug en eksisterende liste                                                                                                             
   6. Navigere til excel filen og tryk på Åbn
   7. Tryk på indsæt flettefelter                                              
2. Vælg Værge 1 CPR
3. Tryk på Enter
4. Tryk på Vis resultater                                                                                                                             
5. Tjek at det er de rigtige antal modtager ved at trykke på pilen til højre                                               
6. Tryk på Afslut og flet                                                                                               
7. Tryk på Udskriv dokumenter                                                                                                           
8. Vælg Alle og tryk på OK                                                                                                   
9. Vælg IMS DigitalPost printeren
10. Tryk på Start
11. Efter IMS DigitalPost har fundet modtagerne tryk på Manuel ved arkivering  
12. Tryk på Journalplanen forsendelserne skal arkiveres i       
13. Vælg nøglen                                                                   
14. Tryk på Dokument type                                                                               
15. Vælg Dokument type                                                                                                 
16. Tryk på Skabelon                                                                                   
17. Vælg Skabelon                                                                                                                     
18. Tryk på Vælg                             
19. Tryk på Afsend                                             
20. Forsendelserne bliver arkiveret og der er kassation på dokumenterne og sagerne
21. Gentag alle punkterne men vælg værge 2 CPR 

Guide til brevfletning